Doradztwo

Project, Programs & Portfolio

Zapewnienie optymalnego ładu zarządzania organizacją wymaga dogłębnej analizy szeregu aspektów działalności przedsiębiorstwa. W tym celu opracowaliśmy zintegrowany model doradztwa, biorąc pod uwagę zarówno obszar procesów biznesowych, jak i zarządzania zmianą wynikającą z realizacji inicjatyw strategicznych, programów bądź projektów. Doradzamy zarówno w całościowym zarządzaniu projektem/ programem / portfelem, jak również tylko w wybranym aspekcie organizacyjnym np. zarządzaniu ryzykiem, planowaniu. Kompleksowa wiedza oraz interdyscyplinarne doświadczenie naszych konsultantów biznesowych, stawiają nas w gronie najskuteczniejszych firm doradczych.

Dokumentacja projektowa

Współpraca w zakresie dokumentacji projektowej obejmuje:

  • opracowanie/ tworzenie/ pisanie/ dostosowanie dokumentacji projektowej bazując na uznanych standardach zarządzania projektami. Nasz udział najczęściej wiąże się z rozpoczęciem projektu – wstępne fazy I etapu, jak również z opracowywaniem dokumentacji związanej z planowaniem kolejnych etapów lub zamknięcia projektu. Wtedy też powstają np. Plany, Opisy produktów, Strategie zarządzania w projekcie, rejestry ryzyk, jakości i zagadnień, szablony raportów.
  • bieżące prowadzenie dokumentacji projektowej, uzupełnianie rejestrów, uaktualnianie planów, opracowywanie raportów – codzienna praca w roli Kierownika projektu lub Wsparcia projektu;
  • nadzór nad dokumentacją projektową – kontrola poprawności i spójności dokumentacji projektowej, wychwytywanie niezgodności, proponowanie udoskonaleń.

Proponujemy model współpracy Mistrz – Uczeń oraz Mistrz – Mistrz. W pierwszym nasi konsultanci wykonują prace a klient nabywa umiejętności, w drugim asystujemy, podpowiadamy oceniamy pracę Klienta.

Przykłady naszych realizacji:

  • Stelmet sp. z o.o. sp.j.
    Konsultacja i opracowanie dokumentacji projektowej; dostosowanie metodyki PRINCE2 do projektu; optymalizacja dokumentacji projektowej; uruchomienie mechanizmów ładu
  • Vorwek Polska sp. z o.o. sp. k.
    Współpraca z Nadzorem Projektu i Kierownikiem Projektu podczas realizacji projektu „CUSTOMER TECHNICAL SERVICE FOR VORWERK POLSKA”; ocena dokumentacji i proponowanie rozwiązań; doradzanie w kwestiach zarządzania projektem
  • Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego
    Ocena dokumentacji projektowej projektu „eUrząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego – etap I”

Procedury projektowe i poradniki zarządzania projektami dla organizacji

Współpraca w zakresie procedur projektowych i poradników zarządzania projektami dla organizacji obejmuje:

  • pisanie procedur – ustalanie zakresu prac, czy dotyczą całego podejścia do zarządzania projektami, czy wybranego obszaru; praca w formie np. warsztatów z Klientem, rozmów/ dyskusji nad proponowanymi procesami; wypracowywanie funkcjonalnego rozwiązania; uściślanie zakresu poradnika i procedur;
  • planowanie zmiany – doradzanie Klientowi w jaki sposób najskuteczniej wdrożyć w organizacji utworzone procedury i poradniki; czy wdrożenie powinno przyjąć szeroką skalę, czy być podzielone na etapy i stopniowo dotykać coraz to nowe grupy projektów począwszy od tych najważniejszych a skończywszy na tych najmniejszych;
  • wdrażanie – często stosujemy pilotażowe wdrożenia by pokazać użytkownikom korzyści wynikające z wdrożenia, by zachęcić i przekonać interesariuszy do współpracy; dopiero później wdrożenie obejmuje szeroko rozumianą całą firmę; wsparcie organizacji szkoleniami.

Przykłady:

  • Urząd Marszałkowski
    Opracowanie schematów postępowania – diagramów procesów – uwzględniających specyfikę urzędu; opracowanie zestawu poradników – przewodników – jak zarządzać w danym obszarze, przygotowanie typowych zestawów dokumentów dla projektów różnej wagi i wielkości.

Kultura projektowa (Ład zarządzania projektami)

Zakres działań w obszarze doradztwa w odniesieniu do kultury projektowej obejmuje:

  • badanie stanu bieżącego – projektowanie badań ankietowych i pogłębionego wywiadu z wybranymi interesariuszami; uzyskanie obrazu z badań oraz informacji o stanie faktycznym, takim jak go postrzega Klient; analiza dokumentacji projektowej; uczestnictwo w spotkaniach projektowych, poznawanie organizacji; ta faza kończy się zwykle udokumentowaniem stanu bieżącego w raporcie oraz postawieniem diagnozy;
  • opracowanie zmiany – zamienienie diagnozy na propozycję działań prowadzących do modyfikacji/ opracowania ładu zarządzania projektami; opracowanie zasad zarządzania projektami w organizacji wraz z wzorcami projektowymi; przy okazji mogą powstać procedury i mini przewodniki; te część usługi kończy się opracowaniem planu wdrażania zmiany;
  • wdrażanie – zgodnie z planem, krok po kroku praca z interesariuszami, budowa ładu, wpajanie zasad i postaw proprojektowych; w tej część często wracamy do uzupełniania poprzedniego kroku; poza iteracyjnością tą część charakteryzuje duża liczba szkoleń i warsztatów praktycznych;
  • monitorowanie trwałości działania – okresowe przeglądy po zakończeniu wdrożenia, badające trwałość zmiany oraz identyfikacja potencjalnych luk i obszarów do dalszego rozwoju/ udoskonaleń.

Przykłady:

  • ECEngineering
    Opracowanie podejścia projektowego wraz z Klientem, opracowanie zakresów odpowiedzialności uczestników projektów, opracowanie wzorców dokumentów np. rejestrów i raportów, prowadzenie szkoleń wprowadzających nowe narzędzia; udział w spotkaniach projektowych, objaśnianie i sprawdzanie jak funkcjonują nowe praktyki pracy.

Spotkania projektowe

W ramach spotkań projektowych oferujemy:

  • Udział w spotkaniach projektowych; diagnoza problemów; proponowanie rozwiązań – po zaznajomieniu się z organizacją udział w spotkaniach projektowych w charakterze obserwatora; w czasie obserwacji wyciąganie wniosków i stawianie wstępnych tez; w toku rozmów z Klientem wypracowywanie końcowej diagnozy;
  • wdrożenie i obserwacje powdrożeniowe – proponowanie usprawnień odpowiadających na problemy ukazane w diagnozie; implementacja usprawnień; udział w kolejnym spotkaniu i obserwacja jak funkcjonuje usprawnienie.

Przykłady:

  • ECEngineering
    Udział w cotygodniowych spotkaniach projektowych, obserwacja jak przyjmuje się nowy styl pracy i sprawdzanie czy są wymagane usprawnienia; udział w spotkaniach był elementem szerszej zmiany wspieranej cyklami szkoleń;
  • WFOŚiGW w Krakowie
    Udział w spotkaniach zespołu bieżące przeglądy ryzyk, zagadnień projektowych; udział w sesjach planowanie etapów i identyfikacji ryzyk; wspieranie nadzoru projektu w „czuwaniu” nad ładem w projekcie; pomoc i doradztwo kierownikowi projektu w kwestiach zarządczych w projekcie.

Prowadzenie warsztatów i spotkań (techniki facylitacji)

W ramach prowadzenia warsztatów i spotkań proponujemy prowadzenie warsztatów facylitowanych –moderowanych u klienta, które poświęcone są na rozwiązywanie problemów, identyfikację interesariuszy, korzyści, itp.

Przykłady:

  • WFOŚiGW w Krakowie
    Udział w spotkaniach – warsztatach, których celem było zidentyfikowanie interesariuszy, korzyści projektu;
  • BK BUSINESS Krzysztof Białkowski
    Prowadzenie warsztatu definiowanie celu i korzyści projektu, prowadzenie warsztatu planowania i identyfikacji ryzyk.

Biura projektów (PMO)

W ramach doradztwa Biura projektów oferujemy:

  • analiza potrzeb i możliwości organizacji – punktem wyjście zawsze musi być dokładne określenie zakresu świadczonej usługi i zdiagnozowanie stanu obecnego; badanie kondycji, praktyk zarządzania i kultury organizacyjnej w porozumieniu z zamawiającym prowadzimy przy pomocy list kontrolnych, ankiet i wywiadów; dzięki temu poznajemy faktyczne potrzeby organizacji i możemy rozpocząć kolejną fazę kreowania rozwiązań;
  • wypracowywanie rozwiązania – w toku warsztatów, prezentacji i współpracy z klientem wypracowujemy rozwiązania; propozycje powstają od ogółów do szczegółowych koncepcji np.: opisów procesów i funkcji, definicji obowiązków pracowników biura projektów, schematów komunikacji pomiędzy PMami a PMO, proponowanych szablonów dokumentów itd.; w ten sposób powstaje lista usprawnień i nowych usług które PMO mogłoby świadczyć;
  • przygotowywanie planu wdrożenia – w formie warsztatu wypracowanie priorytetów i zależności pomiędzy proponowanymi usprawnieniami; opracowanie planu wdrażania rozwiązania w organizacji;
  • asysta i nadzór wdrożeniowy – udział w projekcie (przy większej skali może być właściwsze użycie podejścia programu), wykonywanie prac polegających na opracowaniu procedur, funkcji, dokumentacji i jej uruchomienie; działanie to jest silnie wsparte szkoleniami i konsultacjami;
  • dalsze prace nad usprawnianiem pracy PMO – okresowy pomiar skuteczności pracy PMO; wychwytywanie „chodzenia na skróty” wbrew dobrym praktykom i zasadom obowiązującym w organizacji; identyfikacja, analiza i proponowanie działań usprawniających.

Przykłady:

  • Ericpol sp. z o.o.
    Rewitalizacja biura portfela i projektów; udział w analizie stanu bieżącego, projektowanie rozwiązania i planowanie wdrożenia; przygotowanie koncepcji i planu wdrożenia.
  • ECEngineering
    Wypracowanie z zamawiającym zakresu funkcji i usług realizowanych przez PMO; udokumentowanie procesów zarządzania projektami wraz z dokumentacją wzorcową; wprowadzenie zdefiniowanych procesów/ zasad zarządzania projektami; udział w cotygodniowych spotkaniach projektowych; okresowe audyty i wdrażanie zaleceń – usprawnień; realizacja cyklu szkoleń;

Doradztwo projektowe

Doradztwo projektowe polega na:

  • kompleksowym opracowaniu i wdrożeniu mechanizmów zarządzania projektami np. zasad zarządzania ryzykiem, zmianami, jakością, angażowania interesariuszy;
  • opracowaniu wzorców dokumentacji projektowej zoptymalizowanej dla konkretnego projektu z uwzględnieniem zasad i charakteru organizacji;
  • opracowywaniu planów i uzasadnienia biznesowego w projekcie – według zapotrzebowania zamawiającego;
  • doradzaniu w zakresie prowadzenia dokumentacji, bieżącego zarządzania – pomocy w dostosowaniu metodyk zarządzania i prowadzonej dokumentacji oraz rozwiązywaniu bieżących problemów;
  • wspieraniu kierownictwa projektu w procesach decyzyjnych i ocenie sytuacji w projekcie – szczególnie praca planami, rejestrami i inną dokumentacją projektową.

Przykłady:

  • BK BUSINESS Krzysztof Białkowski
    Doradzanie w projekcie archido.pl w zakresie: organizacji, planowania, ustanowienia ładu, zarządzania ryzykiem i zmianami; doradzanie w sprawie organizacji i prowadzenia dokumentacji projektu;
  • ECEngineering
    Doradztwo w zakresie wprowadzania narzędzi i technik zarządzania projektami; doradztwo było realizowane przy okazji szerszego wdrożenia podejścia projektowego w firmie wraz z uruchomieniem PMO;
  • WFOŚiGW w Krakowie
    Opracowanie zasad ładu zarządzania projektem wraz z opisami ról; opracowaniem strategii i procedur np. zarządzania ryzykami i zagadnieniami; wprowadzenie do użycia szablonów dokumentów; przeglądy bieżącej sytuacji w projekcie i proponowanie rozwiązań i usprawnień.

Klasyfikacja projektów

W zakresie klasyfikacji projektów oferujemy:

  • identyfikację rodzajów projektów w organizacji – przegląd i wyłanianie grup projektów o wspólnych cechach np. wielkość, powód uruchomienia, itd.;
  • sugerowanie klasyfikacji podziału projektów – opracowanie modelu klasyfikacji, podziału na kategorie i klasy/ rodzaje;
  • proponowanie zestawów dokumentacji projektowej dla klas projektów – w zależności od przyjętej klasyfikacji opracowanie zestawu dokumentów obligatoryjnych, fakultatywnych, rekomendowanych dla poszczególnych klas projektów.

Przykłady:

  • Ericpol sp. z o.o
    Podczas rewitalizacji biura portfela i projektów wypracowanie klasyfikacji projektów wraz z proponowanymi dokumentacjami projektowymi.

Zasady zarządzania ryzykiem

Zarządzanie ryzykiem staje się kluczowym i koniecznym elementem każdej nowoczesnej organizacji. Projektując system zarządzania ryzykiem, nasi konsultanci koncentrują swoją uwagę na zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia zamierzonych celów przedsiębiorstwa i wdrożenie mechanizmów pro aktywnego działania zmierzającego do wdrożenia odpowiedniej reakcji na ryzyko.

Współpraca z naszymi Klientami w zakresie zarządzania ryzykiem obejmuje:

  • rozpoznanie stanu bieżącego i diagnozowanie problemów – przy pomocy list kontrolnych, ankiet i wywiadów z przedstawicielami różnych szczebli organizacji poznawanie firmy i jej specyfiki działania;
  • proponowane i prezentacja rozwiązania dopasowanego do klienta, działanie poprzedzone konsultacjami z klientem, czasami nawet dodatkowymi warsztatami;
  • kompleksowe opracowanie rozwiązania, powstają między innymi: polityka ryzyka organizacji, strategie dla poszczególnych programów i projektów, taksonomia – schemat klasyfikacji czynników ryzyka.

Wynikiem wdrożeniowej współpracy z naszą firmą jest wprowadzenie spójnych mechanizmów sterowania, monitorowania i kontrolowania ryzyk we wszystkich perspektywach organizacyjnych oraz wypracowane efektywnych sposobów reagowania na zagrożenia i szanse.

Przykłady naszych realizacji:

  • AGH
    Opracowanie podejścia do zarządzania ryzykiem: taksonomia, strategia, polityka

Doradztwo w zakresie wyboru rozwiązań IT do zarządzania projektami

  • w oparciu o poznaną sytuację u klienta i potrzeby projektu proponowanie rozwiązań IT wspierających zarządzanie pojedynczym projektem oraz grupą projektów w ramach portfela.

Przykłady:

  • Stelmet sp. z o.o. sp.j.
    W ramach konsultacji i opracowania dokumentacji projektowej zaproponowanie narzędzi IT do prowadzenia projektu i portfela projektów w zgodzie z metodyką PRINCE2.

Opracowywanie systemu zarządzania portfelem i biura wsparcia portfela

Powyższy obszar doradztwa dotyczy:

  • analizy sytuacji bieżącej – wywiady z kluczowymi interesariuszami, ankiet dla szerszej grupy interesariuszy i poznanie bieżących praktyk zarządzania inwestycjami i zmianami; ta faza może być wsparta badaniem dojrzałości w oparciu o model P3M3 i badanie kondycji wg MoP – wyniki badania dają podstawę do opracowania propozycji zmian i rozwiązań;
  • proponowania rozwiązań – opracowanie w uzgodnionym zakresie zmian/ budowy zasad zarządzania portfelem; bazowanie ma metodyce MoP (Zarządzanie portfelem); prezentacja uzgodnionych rozwiązań klientowi;
  • opracowania planu wdrożenia – wdrażając wykorzystujemy to do „działa dobrze” w organizacji, uruchamiamy nowe elementy, zmieniamy te obszary, które są nieefektywne; planując zmiany kierujemy się zmianą w pierwszej kolejności zajmijmy się usprawnieniem obszaru, który da najwięcej korzyści;
  • biuro portfela – planując zmianę poza procesami zarządzania portfelem: definiowanie i dostarczanie, planujemy uruchomienie części usług w biurze wsparcia dla portfela;
  • prac wdrożeniowych- opracowujemy merytorycznie zakres zmiany i wprowadzamy ją krok po kroku albo w zależności od uzgodnień z klientem tylko doradzamy lub nadzorujemy procesy wdrożeniowe;
  • powdrożeniowych przeglądów korzyści – wg uprzednio opracowanego planu realizacji korzyści, okresowo sprawdzamy, czy zmiany przyniosły spodziewane rezultaty; proponujemy dalsze usprawnienia lub działania korygujące.

Opracowywanie systemu zarządzania programami

W skład Opracowywania systemu zarządzania programami wchodzą:

  • analiza podejścia do zarządzania programami – sytuacja bieżąca – wywiady z kluczowymi interesariuszami/ decydentami programu , poznanie bieżących praktyk zarządzania programem i jego projektami; ta faza może być wsparta badaniem dojrzałości w oparciu o model P3M3 i badanie kondycji wg MSP – wyniki badania dają podstawę do opracowania propozycji rozwiązań;
  • proponowanie rozwiązań – opracowanie rozwiązań w zakresie ładu zarządzania programem; bazowanie ma metodyce MSP (Skuteczne zarządzanie programem); prezentacja uzgodnionych rozwiązań klientowi;
  • opracowanie planu wdrożenia – najlepiej gdy nasza usługa jest prowadzona równolegle z rozpoczynającym się programem, wtedy możemy w miarę potrzeb na bieżąco dostarczać wymagane elementy ładu programy, np.; wizję model docelowy, strategie i plany; planując wdrożenie wykorzystujemy to do „działa dobrze” w organizacji;
  • biuro programu – planując zmianę poza ładem zarządzania programu proponujemy uruchomienie uruchomienie usług wsparcia i nadzoru w biurze programu;
  • prace wdrożeniowe – opracowujemy merytorycznie zakres zmiany i wprowadzamy ją krok po kroku albo w zależności od uzgodnień z klientem tylko doradzamy lub nadzorujemy procesy wdrożeniowe;
  • powdrożeniowe przeglądy trwałości zmiany – bierzemy udział w przeglądach dokumentacji programu na końcach transz; doraźnie wspieramy klienta radą i doświadczeniem; okresowo sprawdzamy, czy ustalone zasady zarządzania programem przyniosły spodziewane rezultaty; proponujemy dalsze usprawnienia lub działania korygujące;
  • w czasie zamykania programy nadzorujemy proces kapitalizacji i transferu doświadczeń z programu do organizacji.

Opracowywanie systemu zarządzania projektami:

W zakresie opracowywania systemu zarządzania projektami oferujemy:

  • analizę podejścia do zarządzania projektami, stosowanych narzędzi, technik i dokumentów – wywiady z kluczowymi interesariuszami/ decydentami projektu, ankiety wśród PMów; poznanie bieżących praktyk zarządzania w organizacji; ta faza może być wsparta badaniem dojrzałości w oparciu o model P3M3 oraz listy kontrolne metodyki PRINCE2 – wyniki badań dają podstawę do opracowania propozycji rozwiązań;
  • proponowanie rozwiązań – opracowanie rozwiązań w zakresie zasad i technik zarządzania projektami; bazowanie ma metodykach: PRINCE2, PMI, AgilePM, PRINCE2 Agile, Scrum; prezentacja uzgodnionych rozwiązań klientowi;
  • opracowanie planu wdrożenia – uzgodnienie zakresu wdrożenia zmian i ram czasowych; opracowanie planu;
  • prace wdrożeniowe – opracowujemy merytorycznie zakres zmiany i wprowadzamy ją krok po kroku albo w zależności od uzgodnień z klientem tylko doradzamy lub nadzorujemy procesy wdrożeniowe;
  • powdrożeniowe przeglądy trwałości zmiany – bierzemy udział w przeglądach dokumentacji projektu na końcach etapów i projektów; doraźnie wspieramy klienta radą i doświadczeniem; okresowo sprawdzamy, czy ustalone zasady zarządzania przyniosły spodziewane rezultaty; proponujemy dalsze usprawnienia lub działania korygujące;
  • w czasie zamykania projektów- nadzór procesu kapitalizacji i transferu doświadczeń do organizacji.

Przykłady:

  • ECEngineering
    Doradztwo w zakresie wprowadzania narzędzi i technik zarządzania projektami; doradztwo było realizowane przy okazji szerszego wdrożenia podejścia projektowego w firmie wraz z uruchomieniem PMO.

Użycie narzędzia do określenia dojrzałości organizacji w modelu P3M3 (Portfolio, programme, project management maturity model):

  • uzgodnienie zakresu badania: poziom portfela, programu i projektu;
  • przeprowadzenie badania przy pomocy modelu P3M3 na uzgodnionych poziomach;
  • uzupełnienie badania pracą z narzędziami do badania kondycji portfela, programu, ryzyka;
  • analiza uzyskanych wyników, wyciąganie wniosków, przygotowanie prezentacji końcowej;
  • spotkanie z klientem i zaprezentowanie wniosków z badania; omówienie stanu bieżącego; proponowanie kierunków usprawnień i dalszego rozwoju.
Piotr Hajto

Piotr Hajto

Dyrektor Handlowy

+48 607 327 302 piotr.hajto@inprogress.pl
Piotr Hajto

Bądźmy w kontakcie

Newsletter

Chcesz dostawać informacje o zniżkach i nowościach Inprogress? Zostaw nam swój e-mail i bądź na bieżąco.