Kanban – co to jest, jak działa i jak wykorzystać go w praktyce?

Kanban kojarzy się przede wszystkim z tablicą podzieloną na kolumny i kartami przesuwanymi pomiędzy kolejnymi etapami pracy. To jednak tylko najbardziej widoczny element znacznie szerszego sposobu zarządzania pracą. Kanban pozwala zobaczyć rzeczywisty przepływ zadań, ograniczyć nadmiar rozpoczętej pracy, identyfikować problemy i podejmować decyzje na podstawie danych.

Choć jego korzenie sięgają produkcji, współcześnie Kanban stosowany jest również w IT, zarządzaniu projektami, marketingu, sprzedaży, obsłudze klienta i innych obszarach pracy opartej na wiedzy.

Czym dokładnie jest Kanban? Jak działa System Kanban? Dlaczego samo stworzenie tablicy z kolumnami „do zrobienia, w toku, zrobione” nie wystarczy? I jak wykorzystać Kanbana we współczesnych, często rozproszonych i hybrydowych zespołach?

Kanban – co to jest?

Słowo „kanban” pochodzi z języka japońskiego i odnosi się do wizualnego sygnału lub tablicy. Historycznie kanban był wykorzystywany jako sygnał sterujący przepływem pracy i materiałów. Warto jednak rozróżnić trzy pojęcia, które w codziennym języku bywają używane zamiennie:

• kanban – karta lub wizualny sygnał reprezentujący pracę,
• tablica kanbanowa – narzędzie służące do wizualizacji pracy,
• System Kanban – sposób zarządzania przepływem pracy.

W Adaptive Kanban Framework, System Kanban definiowany jest jako System zarządzania przepływem pracy wykonywanej przez osobę lub Zespół w celu maksymalizacji dostarczania wartości Klientowi. Tablica jest więc tylko jednym z jego elementów – pozwala zobaczyć System, ale sama w sobie Systemem nie jest. To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Zespół może mieć bardzo estetyczną tablicę z dziesiątkami kolorowych kart i nadal nie zarządzać przepływem pracy w sposób zgodny z Kanbanem.

Skąd wziął się Kanban?

Początki Kanbana związane są z japońskim przemysłem i rozwojem Toyota Production System. Taiichi Ohno wykorzystywał wizualne sygnały do sterowania produkcją i ograniczania marnotrawstwa. Środowisko produkcyjne ma jednak szczególne cechy. Praca jest w nim stosunkowo łatwa do zaobserwowania, powtarzalna i często realizowana w określonym rytmie.

Praca biurowa wygląda zupełnie inaczej. Analiza, przygotowanie raportu, projekt kampanii, decyzja biznesowa czy stworzenie fragmentu oprogramowania nie przesuwają się fizycznie po hali produkcyjnej. Zadania różnią się wielkością, stopniem złożoności i czasem potrzebnym na ich wykonanie. Część pracy pozostaje niewidoczna, dopóki nie zaczniemy jej świadomie wizualizować.

Współczesny Kanban został rozwinięty właśnie z myślą o takim środowisku pracy. W Adaptive Kanban Framework pokazujemy jego drogę od produkcji do knowledge work – pracy opartej na wiedzy – oraz zastosowania w takich obszarach jak tworzenie oprogramowania, marketing, sprzedaż, obsługa klienta, zarządzanie łańcuchem dostaw czy praca zespołów projektowych.

Jak działa Kanban?

Najprościej mówiąc, Kanban pomaga odpowiedzieć na pytanie: co dzieje się z pracą od momentu pojawienia się potrzeby aż do dostarczenia wartości klientowi?

System opisuje więc nie tylko listę zadań, ale przepływ pracy. W jego ramach możemy określić m.in.:

• jakie elementy pracy pojawiają się w Systemie,
• przez jakie etapy przechodzą,
• kiedy Zespół zobowiązuje się do ich realizacji,
• kiedy można uznać je za dostarczone,
• ile pracy znajduje się jednocześnie w toku,
• gdzie pojawiają się kolejki lub blokady,
• jak długo praca przepływa przez System,
• jakie rezultaty i wartość dostarczamy Klientowi.

W Adaptive Kanban Framework wśród komponentów Systemu Kanban znajdują się m.in. element pracy, etapy pracy, punkt zobowiązania, punkt końcowy, przepływ, upstream, downstream, wizualizacja oraz oczekiwany poziom usługi. Dzięki temu Zespół przestaje patrzeć wyłącznie na pojedyncze zadania, a zaczyna obserwować cały System, w którym te zadania powstają i są realizowane.

Tablica Kanban – więcej niż „To do, Doing, Done”

Tablica kanbanowa jest najbardziej rozpoznawalnym elementem Kanbana, ponieważ pozwala uczynić niewidoczną pracę widoczną. Karty reprezentują elementy pracy, a kolumny – kolejne etapy przepływu. Prosta tablica: do zrobienia → w toku → zrobione może być dobrym początkiem, ale w znamienitej większości przypadków pokazuje zbyt mało informacji, aby rzeczywiście zarządzać przepływem. W dobrze zaprojektowanym Systemie możemy zobaczyć również:

• rzeczywiste etapy wykonywania pracy,
• pracę oczekującą i aktywnie realizowaną,
• osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy,
• WIP limity (ograniczenia pracy w toku),
• zasady obowiązujące w Systemie (polityki),
• punkt zobowiązania,
• oczekiwany poziom usługi,
• elementy zablokowane lub wymagające szczególnej uwagi.

Zbyt uproszczona struktura „to do – doing – done” najczęściej ukrywa miejsca, w których przepływ rzeczywiście się zatrzymuje i zamiast przynosić wartość obfituje w marnotrawstwa. Dlatego celem wizualizacji nie jest stworzenie ładnej tablicy. Nadrzędnym celem jest zobaczenie rzeczywistego sposobu wykonywania pracy.

Push i pull – kto decyduje o rozpoczęciu kolejnego zadania?

Kolejną ważną cechą Kanbana jest przejście od pracy w typu push do pull. W podejściu push kolejne zadania są „wpychane” do realizacji w następnym etapie pracy – często niezależnie od tego, ile pracy Zespół już rozpoczął i czy jest w stanie aktywnie zająć się jeszcze jednym zadaniem. Efekt łatwo rozpoznać: „…to też jest pilne…”, „…zacznijmy to już teraz…” lub znamienne „…na tamto czekamy, więc weźmy coś kolejnego”. Po pewnym czasie Zespół ma kilkanaście rozpoczętych tematów, jednak nad niewieloma z nich faktycznie pracuje i jeszcze mniej kończy.

Koncepcja pull działa inaczej. Nowa praca jest podejmowana wtedy i tylko wtedy, gdy w Systemie pojawia się zdolność do jej wykonania. W Adaptive Kanban Framework ciągłe zarządzanie przepływem obejmuje m.in. stosowanie systemu pull zgodnie z ustalonymi limitami pracy w toku (WIP limitami).

I tutaj dochodzimy do jednego z najważniejszych elementów Kanbana.

WIP limit – dlaczego warto ograniczać pracę w toku?

WIP to Work In Progress, czyli praca, którą już rozpoczęliśmy, ale której jeszcze nie zakończyliśmy. Intuicyjnie może się wydawać, że im więcej rzeczy rozpoczniemy jednocześnie, tym lepiej i tym więcej uda się zrobić. W praktyce często dzieje się odwrotnie. Zbyt duża liczba rozpoczętych zadań oznacza przełączanie uwagi, kolejki, oczekiwanie, zwiększoną liczbę zależności oraz coraz trudniejszą ocenę tego, kiedy poszczególne elementy zostaną zakończone. Dlatego Kanban wykorzystuje WIP limity – limity pracy w toku. Są one świadomym ograniczeniem liczby elementów, które mogą znajdować się jednocześnie w określonej części Systemu lub w całym przepływie. Ich rolą jest powstrzymywanie Zespołu przed ciągłym rozpoczynaniem nowej pracy oraz ujawnianie miejsc, w których powstają wąskie gardła. Adaptive Kanban Framework celnie ujmuje tę ideę w jednym ze swoich pryncypiów „Zacznij kończyć, przestań zaczynać”. Nie chodzi więc o to, żeby ludzie przez cały czas byli zajęci. Chodzi o to, żeby praca płynęła przez system i była kończona.

Jak mierzyć przepływ pracy w Kanbanie?

Jedną z najważniejszych cech dojrzałego Systemu Kanban jest zarządzanie w oparciu o dane. Nie wystarczy powiedzieć „wydaje nam się, że teraz pracujemy szybciej”. Potrzebujemy informacji, które pozwolą sprawdzić, jak System rzeczywiście działa. Do najważniejszych metryk przepływu należą:

• Praca w toku (work in progress WIP) – liczba elementów pracy, które znajdują się aktualnie w toku.
• Wiek elementu pracy (work item age) – czas, jaki upłynął od rozpoczęcia pracy nad danym elementem.
• Czas cyklu (cycle time) – czas potrzebny elementowi pracy na przejście przez System od punktu zobowiązania do punktu końcowego.
• Czas realizacji (lead time) – szerszy czas oczekiwania od pojawienia się potrzeby Klienta do jej dostarczenia.
• Przepustowość (throughput) – liczba elementów pracy dostarczonych w określonym czasie.

Adaptive Kanban Framework wykorzystuje te metryki do obserwowania kondycji Systemu, oceny przewidywalności i podejmowania decyzji o kolejnych usprawnieniach. Dzięki temu rozmowa może zmienić się z „…mam wrażenie, że mamy ostatnio strasznie dużo pracy…” na „…wzrósł WIP, czas cyklu się wydłuża, a w tym etapie regularnie tworzy się kolejka, sprawdźmy, dlaczego”. I to jest zasadnicza różnica między obserwacją pracy, a zarządzaniem przepływem.

Kanban i ciągłe doskonalenie

System Kanban nie jest projektem wdrożeniowym, który pewnego dnia można uznać za „skończony”. Sposób pracy powinien być stale obserwowany i usprawniany. Adaptive Kanban Framework opiera ten proces na empiryzmie – wiedzę budujemy na podstawie obserwacji i doświadczenia, a nie wyłącznie założeń. Zatem Zespół:

1. identyfikuje problem lub możliwość poprawy,
2. planuje zmianę,
3. testuje ją,
4. obserwuje jej wpływ na dane,
5. pozostawia ją, jeżeli rzeczywiście usprawniła pracę, albo wyciąga wnioski i szuka innego rozwiązania.

W Adaptive Kanban Framework ciągłe usprawnianie obejmuje m.in.: retrospektywy, identyfikowanie obszarów wymagających poprawy, testowanie zmian oraz wykorzystywanie danych o funkcjonowaniu Systemu. Kanban nie zakłada więc stworzenia raz na zawsze „idealnego procesu”. Zakłada raczej, że dobry system pracy potrafi się uczyć i adaptować do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań biznesowych.

Dlaczego współczesna praca wymaga adaptacji Kanbana?

Kanban powstał w środowisku bardzo różnym od tego, w którym działa dziś większość organizacji. Współczesne zespoły:

• pracują zdalnie lub hybrydowo,
• realizują jednocześnie różne typy pracy,
• działają w rozproszonych strukturach,
• są zależne od wielu innych zespołów,
• pracują w dynamicznym i zmiennym otoczeniu,
• realizują pracę opartą przede wszystkim na wiedzy,
• muszą nie tylko sprawnie wykonywać zadania, ale również stale oceniać dostarczaną wartość.

W pracy wiedzochłonnej zadania są przy tym znacznie mniej jednorodne niż w środowisku produkcyjnym, czyli różnią się wielkością, czasem realizacji i poziomem złożoności, a sama praca jest trudniejsza do zaobserwowania. Większa zmienność i liczba zależności sprawiają, że samo wizualizowanie zadań nie wystarcza, dodatkowo potrzebne są również mechanizmy pozwalające świadomie zarządzać przepływem pracy, podejmować decyzje na podstawie danych i systematycznie dostosowywać sposób pracy do zmieniających się warunków. Dlatego współczesne podejście do Kanbana powinno wspierać nie tylko kontrolę pracy w toku, ale również zdolność zespołu do uczenia się i ciągłego usprawniania sposobu dostarczania wartości. Adaptive Kanban Framework jest odpowiedzią na tę potrzebę.

Czym jest Adaptive Kanban Framework?

Adaptive Kanban Framework (AKF) to opracowane przez Inprogress współczesne podejście do Kanbana, akredytowane przez APMG International.

AKF wykorzystuje fundamenty znane z Kanbana, m.in.: wizualizację pracy, zarządzanie przepływem i ograniczanie pracy w toku, jednak rozwija je z myślą o współczesnej pracy wiedzochłonnej oraz zespołach stacjonarnych, zdalnych i hybrydowych. Framework łączy uniwersalne pryncypia, zdefiniowany proces oraz elastyczne role, dzięki czemu nie ogranicza się do wskazania, jak stworzyć tablicę, ale pokazuje również, jak zaprojektować, wdrożyć, prowadzić i stale usprawniać System Kanban w Zespole i organizacji.

Adaptive Kanban Framework opiera się na sześciu pryncypiach:

1. Dostarczaj wartość dla Klienta
2. Wizualizuj wszystko
3. Zarządzaj w oparciu o dane
4. Wyznaczaj limity pracy w toku
5. Zacznij kończyć, przestań zaczynać
6. Dobra praca w dobrym czasie

W AKF nie są to niezależne wskazówki, z których można wybrać kilka. Pryncypia są równoważne i tworzą wspólnie sposób myślenia o zarządzaniu pracą.

Jak Adaptive Kanban Framework porządkuje wdrożenie Kanbana?

Jednym z elementów odróżniających AKF jest Proces Ciągłego Kanbana, który pokazuje nie tylko docelowy sposób pracy, ale również drogę prowadzącą do jego wdrożenia. Obejmuje on cztery główne procesy:

• Odkrywanie Kanbana (Kanban Discovery) – rozpoznanie potrzeby zmiany, budowanie świadomości i określenie celów.
• Definiowanie Kanbana (Kanban Define) – zrozumienie i opisanie pracy, zaprojektowanie przepływu oraz jego wizualizacji.
• Implementacja Kanbana (Kanban Implementation) – przygotowanie Zespołu i uruchomienie Systemu Kanban.
• Dostarczanie Kanbana (Kanban Delivery) – codzienne zarządzanie przepływem pracy i wartości oraz ciągłe usprawnianie działającego Systemu.

AKF definiuje również role potrzebne do świadomego zarządzania Systemem, są to: Sponsor, Głos Klienta, Głos Procesu, Głos Lidera oraz Wykonawcy.

Gdzie stosować Kanban?

Wbrew obiegowej opinii Kanban nie jest ograniczony do produkcji ani IT. Adaptive Kanban Framework może być wykorzystywany wszędzie tam, gdzie praca przechodzi przez kolejne etapy i zależy nam na poprawie jej przepływu, przewidywalności oraz dostarczanej wartości. Może to być np.:

• rozwój oprogramowania,
• zarządzanie projektami,
• marketing,
• sprzedaż,
• obsługa klienta,
• procesy administracyjne,
• rozwój produktów i usług,
• operacje,
• praca zespołów eksperckich,
• łańcuchy dostaw.

Jak wiać Kanban może być stosowany w bardzo różnych obszarach, dlatego nie istnieje jedna uniwersalna tablica, którą można po prostu skopiować dla dowolnego Zespołu. System powinien odzwierciedlać rzeczywisty sposób wykonywania pracy w konkretnej organizacji.

Czy Kanban sprawdza się w zarządzaniu projektami?

Tak, choć sposób wykorzystania Adaptive Kanban Frameworku w projekcie może różnić się od zastosowania w działalności operacyjnej. W projektach Kanban może pomagać m.in. wizualizować przepływ pracy, kontrolować liczbę jednocześnie realizowanych elementów, identyfikować blokady, analizować czas dostarczania i poprawiać współpracę zespołu. Pozwala też lepiej zauważyć, gdzie praca czeka, gdzie tworzą się kolejki i które zależności spowalniają realizację projektu. Dzięki temu zespół może reagować nie tylko na opóźnienia pojedynczych zadań, ale na problemy z całym przepływem pracy. Kanban dobrze sprawdza się również tam, gdzie zakres lub priorytety projektu zmieniają się w trakcie realizacji, ponieważ umożliwia bieżące porządkowanie pracy bez konieczności przebudowy całego sposobu zarządzania. W praktyce może więc wspierać zarówno zespoły działające zwinnie, jak i środowiska hybrydowe czy bardziej tradycyjne.

Jak nauczyć się Kanbana?

Można zacząć bardzo prosto – od zwizualizowania rzeczywistego procesu pracy i obserwowania, co dzieje się z zadaniami pomiędzy momentem ich pojawienia się na tablicy a zakończeniem. Sama tablica szybko jednak prowadzi do kolejnych pytań:

• Jak określić właściwy przepływ?
• Gdzie ustawić WIP limity?
• Jak zdefiniować SLE?
• Które metryki analizować?
• Jak reagować na blokady?
• Jak przejść z push do pull?
• Kto powinien odpowiadać za utrzymanie Systemu?
• I jak wdrożyć zmianę tak, aby Zespół rzeczywiście zaczął pracować inaczej?

Na wszystkie te pytania odpowiada akredytowane szkolenie Adaptive Kanban Framework. Szkolenie to pozwala nie tylko poznać podstawowe mechanizmy Kanbana, ale również nauczyć się projektowania, wdrażania i rozwijania Systemu Kanban według kompletnego frameworku.

Kanban to nie tablica. To sposób zarządzania pracą

Najważniejsze nie jest to, ile karteczek znajduje się na tablicy ani w jakim narzędziu ją stworzymy. Kanban zaczyna być naprawdę użyteczny wtedy, gdy pozwala Zespołowi zobaczyć pracę, ograniczyć jej nadmiar, zrozumieć przepływ, mierzyć go i systematycznie usprawniać.

• tablica jest sposobem pokazania Systemu,
• WIP pomaga chronić jego przepływ,
• metryki pokazują, jak system rzeczywiście działa,
• ciągłe doskonalenie pozwala go rozwijać.

A ostatecznym celem nie jest wykonanie jak największej liczby zadań, lecz dostarczanie właściwej wartości Klientowi w możliwie skuteczny i przewidywalny sposób.

Autor: Marcin Jackowski – Lead Author metodyki Adaptive Kanban Framework oraz szkolenia Adaptive Kanban Framework. Ekspert w obszarze zarządzania przepływem pracy, projektami i zmianą biznesową, z wieloletnim doświadczeniem trenerskim, konsultingowym i wdrożeniowym. Projektuje rozwiązania wspierające organizacje w porządkowaniu sposobu pracy, zwiększaniu przewidywalności i ciągłym doskonaleniu. Posiada m.in. certyfikat PMP® i jest akredytowanym trenerem wielu międzynarodowych metodyk zarządzania.

Najczęstsze pytania o Kanban