Adaptive Kanban Framework

Adaptive Kanban Framework (AKF) to współczesne podejście do zarządzania przepływem pracy, rozwijające koncepcję Kanbana z myślą o dzisiejszych organizacjach i pracy opartej na wiedzy. Framework został opracowany przez Inprogress i jest akredytowany przez APMG International.

AKF wykorzystuje fundamenty Kanbana, takie jak wizualizacja pracy, ograniczanie pracy w toku i zarządzanie przepływem, a jednocześnie rozszerza je o spójny zestaw pryncypiów, zdefiniowany proces oraz role wspierające projektowanie, wdrażanie i ciągłe doskonalenie Systemu Kanban. Oficjalne materiały AKF wskazują również jego zastosowanie w zespołach stacjonarnych, rozproszonych, wirtualnych i hybrydowych.

Kanban dostosowany do współczesnego środowiska pracy

Kanban powstał w środowisku produkcyjnym, podczas gdy znaczna część współczesnej pracy ma charakter wiedzochłonny. Zadania są mniej jednorodne, trudniejsze do zaobserwowania, różnią się wielkością i czasem realizacji, a ich wykonanie często zależy od współpracy wielu osób i zespołów.

Adaptive Kanban Framework powstał jako odpowiedź na te warunki. Nie ogranicza się do wizualizacji zadań na tablicy. Pozwala spojrzeć na cały system pracy: od pojawienia się potrzeby, poprzez kolejne etapy realizacji, aż do dostarczenia rezultatu i wartości Klientowi. W AKF System Kanban jest rozumiany jako System zarządzania przepływem pracy wykonywanej w organizacji w celu maksymalizacji wartości dostarczanej klientowi.

Sześć pryncypiów Adaptive Kanban Framework

Podstawę frameworku stanowi sześć równoważnych i wzajemnie powiązanych pryncypiów:

  1. Dostarczaj wartość dla Klienta
  2. Wizualizuj wszystko
  3. Zarządzaj w oparciu o dane
  4. Wyznaczaj limity pracy w toku
  5. Zacznij kończyć, przestań zaczynać
  6. Dobra praca w dobrym czasie

Pryncypia nie są zbiorem niezależnych wskazówek. W Adaptive Kanban Framework powinny być stosowane łącznie, tworząc podstawę sposobu myślenia o pracy, przepływie i jego doskonaleniu.

Od wizualizacji pracy do zarządzania przepływem

Jednym z najczęstszych uproszczeń Kanbana jest utożsamianie go z tablicą i przesuwaniem zadań pomiędzy kolumnami. Adaptive Kanban Framework idzie znacznie dalej. Obejmuje m.in.:

  • definiowanie rzeczywistego przepływu pracy,
  • wizualizowanie etapów i elementów pracy,
  • stosowanie systemu pull,
  • ograniczanie pracy w toku za pomocą WIP limitów,
  • identyfikowanie blokad i zaburzeń przepływu,
  • wykorzystywanie metryk do podejmowania decyzji,
  • zarządzanie oczekiwanym poziomem usługi,
  • ciągłe usprawnianie sposobu pracy.

W codziennym działaniu Systemu szczególne znaczenie ma bieżące monitorowanie przepływu, przestrzeganie WIP limitów, usuwanie barier oraz analizowanie danych pozwalających oceniać efektywność i przewidywalność pracy.

Proces Ciągłego Kanbana

Adaptive Kanban Framework opisuje sposób przejścia od potrzeby zmiany do funkcjonującego i stale rozwijanego Systemu Kanban. Proces Ciągłego Kanbana obejmuje cztery główne procesy:

  • Odkrywanie Kanbana – rozpoznanie potrzeby zmiany, budowanie świadomości oraz określenie celów,
  • Definiowanie Kanbana – zdefiniowanie elementu pracy, przepływu oraz sposobu jego wizualizacji,
  • Implementacja Kanbana – przygotowanie organizacji i uruchomienie Systemu Kanban,
  • Dostarczanie Kanbana – bieżące zarządzanie przepływem oraz ciągłe usprawnianie Systemu Kanban.

Ostatni z tych procesów ma charakter ciągły: po uruchomieniu Kanbana zarządzanie przepływem i jego usprawnianie odbywają się równolegle.

Zarządzanie oparte na danych

AKF zakłada, że decyzje dotyczące sposobu pracy powinny wynikać z obserwacji Systemu, a nie wyłącznie z intuicji. Dlatego istotnym elementem frameworku są metryki przepływu, takie jak m.in. praca w toku, wiek elementu, czas cyklu, czas realizacji i przepustowość. Pozwalają one obserwować, ile pracy znajduje się w Systemie, jak długo jest realizowana, ile elementów jest dostarczanych oraz gdzie pojawiają się problemy z przepływem. Dane są następnie wykorzystywane w procesie ciągłego usprawniania – do identyfikowania problemów, formułowania hipotez, testowania zmian i sprawdzania ich rzeczywistego wpływu na sposób działania całości.

Adaptive Kanban Framework w różnych środowiskach pracy

Kanban nie jest dziś wykorzystywany wyłącznie w produkcji czy tworzeniu oprogramowania. Może wspierać zarządzanie pracą m.in. w:

  • projektach,
  • IT i rozwoju produktów,
  • marketingu,
  • sprzedaży,
  • obsłudze klienta,
  • procesach operacyjnych,
  • zespołach eksperckich i innych obszarach pracy opartej na wiedzy.

Framework nie narzuca przy tym jednej uniwersalnej tablicy ani identycznego procesu wszystkim organizacjom. System Kanban powinien odzwierciedlać rzeczywisty sposób wykonywania pracy, potrzeby Klienta oraz kontekst konkretnego Zespołu lub organizacji.

Adaptive Kanban Framework – rozwijanie sposobu pracy, a nie tylko zarządzanie zadaniami

Celem Adaptive Kanban Framework nie jest samo zwiększenie liczby wykonywanych zadań. Punktem odniesienia pozostaje wartość dostarczana Klientowi, a sprawność Systemu pracy jest oceniana również przez pryzmat rezultatów i korzyści, które umożliwia. Dlatego AKF łączy zarządzanie przepływem, wizualizację pracy, ograniczanie pracy w toku, podejmowanie decyzji na podstawie danych i ciągłe doskonalenie w jeden spójny framework przeznaczony do świadomego rozwijania sposobu pracy organizacji.