Timeboxy w praktyce DSDM

Timebox, w podręczniku DSDM “Agile Project Management Handbook v2” zdefiniowany jest jako sztywno ustalony przedział czasowy, na którego końcu ma zostać osiągnięty założony cel. Takim celem zazwyczaj jest zakończenie jednego lub kilku przedmiotów dostaw, wchodzących w skład Przyrostu Rozwiązania. Dzięki temu zapewniona jest koncentracja na osiągnięciu konkretnego i realnego celu.

Jak długo trwa Timebox?

Optymalny czas trwania Timeboxa wynosi od dwóch do czterech tygodni. Jest to optymalny czas, aby móc osiągnąć coś znaczącego i ukończonego, równocześnie  nie tracąc koncentracji Zespołu Rozwoju Rozwiązania. Oczywiście czas ten może ulec wydłużeniu lub skróceniu w zależności od potrzeby i charakteru projektu. Uzgodnienia dotyczące preferowanej długości Timeboxów to zadanie Zespołu Rozwoju Rozwiązania i Kierownika Projektu.

Jakie mamy style Timeboxów?

Timbox zaczyna się Rozpoczęciem (ang. Kick-Off) i kończy Zamknięciem (ang. Close-Out). DSDM wyróżnia dwa style Timeboxów:

• ustrukturyzowany Timebox DSDM,
• Timebox swobodnego formatu.

Wybór odpowiedniego stylu może zależeć między innymi od takich czynników, jak np. dostępność określonych ról biznesowych czy typ rozwijanego produktu.

Ustrukturyzowany Timebox DSDM

To autorski styl DSDM, który nadaje Timboxowi powtarzalną strukturę wewnętrzną. Taki ustrukturyzowany Timebox składa się z trzech głównych kroków, z których każdy kończy się przeglądem:

• badanie,
• doskonalenie,
• konsolidowanie.

Ta struktura pozwala na planowanie z wyprzedzeniem terminów sesji planowania, informacji zwrotnej i przeglądu oraz umożliwia harmonogramowanie punktów kontrolnych Timeboxów dla wszystkich Timeboxów w danym Przyroście Projektu.

Podczas Rozpoczęcia Timeboxa dokonywany jest przegląd przyjętych celów dla ujednolicenia ich rozumienia, uzgodnienie kryteriów akceptacji produktów, przegląd dostępności członków zespołu oraz zwrócenie uwagi na zależności, które mogą mieć wpływ na pracę w danym Timeboxie.

Badanie ma na celu dostarczyć podstawy do pracy wykonywanej podczas Doskonalenia poprzez dalsze wyjaśnienie wymagań i ich kryteriów akceptacji. Badanie powinno zająć około 10-20% nakładu pracy przeznaczonej na realizację danego Timeboxa. Na końcu Badania zespół dokonuje przeglądu zależności, Planu Timeboxa, ryzyk, a powstała informacja zwrotna staje się punktem wyjścia do następnego kroku – Doskonalenia.

W kroku Doskonalenie kluczowe jest zakończenie jak największej ilości pracy rozwojowej (z testowaniem włącznie). Głównym celem jest spełnienie ustalonych wcześniej kryteriów akceptacji i utrzymanie koncentracji na aktualnych potrzebach biznesowych. Prace powinny być wykonywane w kolejności ustalonej zgodnie z priorytetyzacją MoSCoW, po uwzględnieniu oczywiście takich czynników  jak – aspekty techniczne rozwoju, dostępność zasobów, zależności między zespołami.

Doskonalenie zajmuje około 60-80% nakładu pracy i również kończy się przeglądem. Na tym etapie praca przeznaczona do wykonania w danym Timeboxie powinna być już na ukończeniu.

Konsolidowanie angażuje około 10-20% nakładu pracy i obejmuje działania koniecznie do ukończenia prac, ustalone w przeglądzie przeprowadzonym po Doskonaleniu oraz końcowe testowanie i prace zorientowane na potwierdzenie dotrzymania standardów organizacji. Konsolidowanie kończy przegląd sprawdzający realizację celów Timeboxa.

Zamknięcie Timeboxa ma na celu zarejestrowanie formalnej akceptacji produktów dostarczonych w danym Timeboxie. Tutaj też należy się zastanowić, co zrobić z pracą, której nie udało się ukończyć, a która początkowo była przewidziana dla Timeboxa.

Na końcu tego etapu dokonuje się też retrospektywy, czyli spojrzenia wstecz na Timebox, aby zastanowić się nad doświadczeniami, które w przyszłości mogą usprawnić pracę.

Timebox swobodnego formatu

Ten typ Timeboxa odzwierciedla styl stosowany przez inne zwinne podejścia, taki jak Sprint w Scrum. Swobodny styl jest użyteczny i efektywny w przypadkach, w których formalizm i zbytnie ustrukturyzowanie jest niemożliwe bądź utrudnia pracę.

Timebox swobodnego formatu także zaczyna się od Rozpoczęcia, a kończy Zamknięciem. Między nimi może być dowolna liczba przeglądów (formalnych lub nieformalnych). W obrębie Timeboxu zespół wybiera i rozwija iteracyjne jeden lub więcej produktów lub wymagań, aż do ich ukończenia – czyli spełniania kryteriów akceptacji. Następnie wybierane są kolejne produkty i proces jest powtarzany.

Codzienna Zbiórka (Stand up)

Niezależnie od przyjętego stylu Codzienna Zbiórka to kluczowa część wszystkich Timeboxów. To szansa dla Zespołu na wymianę informacji między sobą oraz dokonanie codziennej zmiany planów i ewentualnej reorganizacji w przypadku wystąpienia zagadnień. Poza Codzienną Zbiórką nieformalna komunikacja w zespole zachodzi cały czas.

Zbiórki odbywają się codziennie, w tym samym czasie i w tym samym miejscu (z widocznym Planem Timeboxa). Zazwyczaj jest ona facylitowana przez Lidera Zespołu. Ma umożliwić wszystkim zrozumienie postępów i zidentyfikować ewentualne problemy. Codzienna Zbiórka ma sztywno ustalony czas trwania – nie więcej niż 15 minut (zazwyczaj przyjmuje się zasadę 2 minut na uczestnika plus 2 dodatkowe minuty na podsumowanie).

Praktyka Stosowania Timeboxów w połączeniu z Praktyką prioretyzacji MoSCoW zapewnia  dostarczenie przez projekt zasadnego i spełniającego potrzebę rozwiązania biznesowego w ustalonym z góry czasie.

O łączeniu Timeboxów z priorytetyzacją MoSCoW napiszemy niedługo.

Więcej o zastosowaniu Timeboxów dowiecie się na szkoleniu AgilePM.