Pamiętaj, wszystkie nasze kursy są teraz dostępne w formie online! Więcej informacji w zakładce Szkolenia online

Sprawdź
Blog aktualności ze świata szkoleń
27.03.2020

6 powodów, dla których lubię PRINCE2®

6 powodów, dla których lubię PRINCE2®

Dlaczego lubię PRINCE2? W moich trochę szalonych projektach reklamowo-marketingowych na pierwszy rzut oka bardziej pasowałaby zwinność, czyli filozofia Agile. Jednak PRINCE2 daje mi spokojną, bezpieczną ramę odpowiedzialności i sprecyzowanych działań, ułatwiającą zarządzanie. Przy dobrze zaplanowanej komunikacji w zespole i z interesariuszami mam pewność, że właściwe informacje docierają do odpowiednich osób po to, aby umożliwić im podejmowanie decyzji.

Oto 6 powodów, dla których lubię PRINCE2:

Pryncypia, czyli Siedem Przykazań.

PRINCE2 daje siedem mądrych zasad, które mogą znaleźć zastosowanie także w codziennej działalności biznesowej. Pryncypia porządkują świat projektów. Są drogowskazem. Zalety metodyki wywodzą się właśnie z tych zasad. Pryncypia są papierkiem lakmusowym, sprawdzającym czy realizujemy projekt zgodnie z metodyką PRINCE2, ale przede wszystkim dają cenne wskazówki.

Lubię robić projekty, które mają biznesowy sens

Ciągła zasadność biznesowa, czyli pierwsze pryncypium PRINCE2, oznacza dla mnie sposób myślenia. Jeśli stałe sprawdzanie czy projekt jest zasadny stanie się nawykiem, zmniejszy się marnotrawstwo czasu, pieniędzy i pracy ludzi. Chciałabym robić tylko takie projekty, które przynoszą konkretne korzyści – określone i zdefiniowane. Nie zawsze musi to być finansowy zysk, korzyść może być tez na przykład wizerunkowa: dzięki zorganizowaniu konferencji naukowej wzmocnimy ekspercki wizerunek naszej firmy. Ważne jest, żeby ten wzrost był mierzalny – np. ankieta po konferencji pokaże, że 90 procent uczestników uważa naszą firmę za eksperta w branży. Stałe sprawdzanie, czy nasz projekt jest zasadny, pozwala na wyeliminowanie „projektów pupilków”, robionych tylko po to, żeby coś robić, bez szerszej wizji i bez sensu dla organizacji.

Czytelna struktura zespołu i określanie granic uprawnień ułatwia pracę

Częstą przyczyną niepowodzeń w projektach jest to, że ludzie nie wiedzą, co do nich należy. Nie czują się odpowiedzialni za swoją pracę, gdy granice tej odpowiedzialności się zacierają. Wkrada się chaos. PRINCE2 precyzuje miejsca w strukturze i opisy ról. Łatwo się w tym poruszać. A gdy przyznamy każdemu granice uprawnień i pozwolimy spokojnie pracować bez nadmiernej kontroli, budujemy zmotywowany zespół, w którym każdy wie, czego się od niego oczekuje.

Chcę na początku zrozumieć, czego chce klient

Są takie projekty, w których nie możemy na początku określić szczegółowo wymagań klienta, ale są i takie, w których chciałabym od początku wiedzieć, czego klient oczekuje, żeby uniknąć późniejszych nieporozumień. Jeśli np. „sprzedaję” wizerunek znanej osoby do kampanii reklamowej, muszę widzieć od początku, na jakich polach eksplotacji i w jaki sposób ten wizerunek będzie wykorzystany, żeby móc to wycenić. Muszę wiedzieć, jaki jest pomysł na kampanię – poznać scenariusz filmu reklamowego, czy pomysł na biboardy. Bo dopiero wtedy możemy podjąć decyzję, czy Gwiazda jest tym pomysłem zainteresowana. To oczywiście nie oznacza, że na dalszych etapach zmiany nie są możliwe – jak najbardziej tak, tylko muszą być pod kontrolą i odnosić się do wcześniej zdefiniowanego zakresu.

Lubię mieć zmiany pod kontrolą

Nie jest prawdą, jak niektórzy sądzą, że PRINCE2 nie lubi zmian. Zmiany jak najbardziej są możliwe, tylko nie mogą to być niekontrolowane „wrzutki”. Wiemy, że te „wrzutki” są najbardziej niebezpieczne dla projektów. Dodajcie jedną prostą podstronkę do naszego serwisu, przecież to chwila…- mówi klient. I dodajemy, bo przecież nie wypada odmówić. Zrób mi jeszcze taką jedną tabelkę… taką prostą – prosi informatyka pani z działu HR, dla którego robimy aplikację. I projekt puchnie – „pełza” zakres, rosną koszty, wydłuża się czas, w sposób niekontrolowany. Znacie to? Na pewno znacie….W PRINCE2 podoba mi się to, że kierownik projektu nigdy nie musi odmawiać… wystarczy, że podsunie zgłaszającemu „wniosek o zmianę”, aby nadać sprawie odpowiedni bieg i informować o decyzjach obsługi zmian lub komitetu sterującego. Jeśli mamy budżet zmian, możemy sfinansować zmianę z tego budżetu. Jeśli nie, możemy zrezygnować z czegoś innego, albo potraktować to jako dodatkowy koszt. Ale każdy wniosek o zmianę zostanie wzięty pod uwagę i przeanalizowany.

PRINCE2 to nie biurokracja

Przeciwnicy tej metodyki twierdzą, że PRINCE2 to „papierologia”. – 26 produktów zarządczych! Kto by to wszystko wypełniał! Kto ma to wszystko czytać!– oburzają się. Ale popatrzmy na to z innej strony. PRINCE2 jest elastyczny. Możesz go dowolnie rozciągać i skracać, dopasowywać do swojego projektu. Możesz mieć wysoki poziom kontroli lub niewielki, możesz mieć dużo raportów lub mało – i nie muszą one być rozbudowanymi formularzami, mogą być krótką informacją, nawet ustną. Możesz mieć rozbudowane role, albo je połączyć według zasad metodyki. Produkty zarządcze też nie muszą mieć formy dokumentu. Może to być mail, SMS lub nawet ustna informacja – tak, jak sobie ustalicie. Ja często robię za pomocą PRINCE2 nawet małe projekty, np. drobny projekt szkoleniowy – po to, żeby mieć w nim porządek. Mam wtedy tylko króciutki etap inicjowania, żeby stworzyć podstawy dla projektu, i tylko jeden etap realizacyjny. Czyli – nie mam żadnego raportu końcowego etapu, tylko raport końcowy projektu. Przyznając kierownikowi projektu wygodne tolerancje etapu, nie spodziewam się co chwila prognozy ich przekroczenia w formie raportu nadzwyczajnego. Nie muszę też wymagać częstych raportów o postępach, jeśli nie ma takiej potrzeby. Ograniczam formalności do minimum, ale zachowuję kontrolę.

Lubię PRINCE2, bo daje mi w projektach poczucie bezpieczeństwa i kontroli. Oczywiście, ma też wady – wiadomo, nie ma idealnego sposobu zarządzania projektami. Z mojego punktu widzenia istotnym brakiem jest to, że nie zajmuje się kompetencjami miękkimi i zdolnościami przywódczymi. Jak sobie radzić ze słabościami PRINCE2? – to już temat na kolejny artykuł.

O autorce

Agata Jakóbczak – trener z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu różnorodnymi projektami z dziedziny reklamy, mediów, marketingu i PR.  Zrealizowała kilkadziesiąt projektów reklamowych i marketingowych z wykorzystaniem wizerunków osób znanych z mediów. Stworzyła i prowadzi wysoko oceniany przez klientów autorski projekt szkoleń medialnych i z wystąpień publicznych z udziałem znanych dziennikarzy, adresowany do klientów m.in. z branż: FMCG, IT, finansowej i innych. Autorka kilku książek – najnowsza to „Transformersi. Superbohaterowie polskiej reklamy 80. – 90.”.

Szkolenia PRINCE2 Online!

Chcesz zdobyć certyfikat z zakresu tradycyjnego zarządzania projektami bez wychodzenia z domu? Sprawdź szczegóły naszych szkoleń online PRINCE 6th Edition Foundation.

PRINCE2® jest zarejestrowanym znakiem handlowym należącym do AXELOS Limited i używanym za jej zgodą. Wszelkie prawa zastrzeżone.