Wesele Księcia, czyli jak Pryncypia PRINCE2® wprowadzają porządek

Książę postanowił poślubić księżniczkę. Zaplanowano ślub w katedrze, zabawy dla mieszkańców księstwa i wystawne wesele w zamku na 1000 osób. Książę wyznaczył swojego ochmistrza do roli kierownika projektu „Wesele Księcia”.

– Zasady, najpierw zasady… – pomyślał ochmistrz, bo zawsze lubił porządek. Wiele już projektów robił w księstwie i zawsze zasady, czyli pryncypia, zwane też dobrymi praktykami, pomagały mu ogarnąć chaos. Dawały oparcie. Dzięki nim się nie mylił. Otworzył swoją najcenniejszą księgę z wygrawerowanym złotą czcionką tytułem – „PRINCE2® – metodyka zarządzania projektami”. Ulubionym rozdziałem ochmistrza był ten, opisujący siedem Pryncypiów. Właśnie siedem. Magiczna, szczęśliwa liczba Księstwa.

Pryncypia to zasady. Stosuj je  zawsze, bez dostosowania. Nie ma negocjacji – przeczytał ochmistrz i zagłębił się w lekturze, od razu robiąc na marginesach notatki.

1. CIĄGŁA ZASADNOŚĆ BIZNESOWA

Rób to, co ma biznesowy sens i przyniesie realne, mierzalne korzyści. Uzasadnienie biznesowe musi być ciągle aktualne.

Wesele powinno się zwrócić z prezentów… – zastanowił się ochmistrz. Ale równie ważne jest to, że pozycja Księcia w Europie wzmocni się dzięki temu, ze pokaże jak zamożne jest księstwo. Pozwoli mu to zawrzeć lukratywne sojusze,  które zasilą nasza kasę o 5000 dukatów w ciągu dwóch lat.  Ale jeśli wesele będzie za drogo kosztować, to wtedy straci biznesowe uzasadnienie dla naszego Księstwa… Musimy tego pilnować.

2. KORZYSTANIE Z DOŚWIADCZEŃ

Zbierz doświadczenia z poprzednich projektów. Korzystaj z nich. Gromadź doświadczenia ze swojego projektu i przekazuj Księstwu do wykorzystania.

Wydawaliśmy już za mąż córki króla – przypomniał sobie ochmistrz. Wciąż mam te zapiski. Mogę z nich skorzystać. Nie muszę wymyślać wszystkiego od nowa. A swoje doświadczenia z wesela Księcia zapiszę w Księdze Doświadczeń dla przyszłych pokoleń – pomyślał, uspokojony.

3. ZDEFINIOWANE ROLE I OBOWIĄZKI

Każdy musi wiedzieć, jaką rolę pełni w projekcie. Struktura musi uwzględniać interesy biznesu (Książę), Użytkownika (Księżniczka), Dostawcy (firma od wesel). Niech każdy wie, co do niego należy i przed kim odpowiada.

To proste – pomyślał ochmistrz. Każdy dostanie kartę  obowiązków i będzie musiał podpisać. Będzie porządek. Każdy będzie wiedział na jakim szczeblu drabiny siedzi, za co odpowiada i komu podlega.

4. ZARZĄDZANIE ETAPOWE

Podziel projekt na etapy, aby łatwiej go planować i kontrolować. Po każdym etapie trzeba się zatrzymać i sprawdzić, czy wszystko działa zgodnie z planem i czy nasz projekt nadal ma sens.

Wesele to skomplikowany projekt… – zadumał się ochmistrz. Łatwiej będzie podzielić je na kawałki i planować tylko tyle, ile mogę sobie w danym momencie wyobrazić. Po każdym kawałku Książę i Księżniczka będą mogli skontrolować, czy wszystko dobrze idzie.

5. KONCENTRACJA NA PRODUKTACH

Zdefiniuj czego chce klient i na czym mu zależy. Wszyscy muszą wiedzieć, jak ma wyglądać Wesele, Nikt nie może być potem rozczarowany, że zabrakło najważniejszych elementów. Wesele odniesie sukces, jeśli Książę, Księżniczka i goście będą zadowoleni.

Muszę dobrze zrozumieć jak Książę wyobraża sobie to swoje wesele – zadumał się ochmistrz. A jeszcze ważniejsze – jakie są oczekiwania Księżniczki. Najgorsze, co mógłbym na końcu usłyszeć, to „Nie tak to sobie wyobrażaliśmy”. Mógłbym za to zapłacić głową… Dlatego będę pilnie słuchał i notował, żeby spełnić ich oczekiwania.

6. ZARZĄDZANIE Z WYKORZYSTANIEM

Daj ludziom uprawnienia i pozwól spokojnie pracować. Gdy widzą, że mogą przekroczyć przyznane im tolerancje, muszą to zgłosić na wyższy szczebel.

To bardzo mądra zasada – uśmiechnął się ochmistrz – i moja ulubiona.  Książę mi zaufał i dał duże uprawnienia do kosztów, czasu, i nawet zakresu każdego etapu – (mogę np. decydować które uroczystości weselne, przeznaczone dla poddanych, będą się odbywały. Dopóki wszystko idzie dobrze, nie muszę zawracać  głowy mojemu Władcy. Jeśli widzę, że coś może pójść nie tak, wtedy muszę zaalarmować Księcia. Tak samo więc postąpię z moimi ludźmi. Zaufam im i przydzielę uprawnienia dla ich zadań.

7. DOSTOSOWANIE DO WARUNKÓW PROJEKTU

Nie stosuj tych samych schematów do każdego projektu. Nie bierz z półki „gotowców”. Sposób pracy musi być zawsze dostosowany do wielkości i charakteru projektu, i jego otoczenia. Tylko wtedy zbiór wskazań, opisanych w „Księdze Prince2”, ułatwi zadanie.

Nie ma dwóch identycznych wesel – zadumał się ochmistrz. Każde, które odbyło się w naszym Księstwie, wyglądało inaczej. Dlatego nie możemy działać zawsze tak samo. Księga daje nam ogólne wskazówki postępowania, ale zawsze musimy przykroić je do konkretnego projektu. Żeby uprościć… i żeby zbytnio się nie napracować.

– Najważniejsze już mam – pomyślał ochmistrz, przewracając kolejną kartę Księgi. – Mądre zasady. Zawsze muszę zadać sobie pytanie, czy postępuję zgodnie z nimi. Wtedy będę miał pewność, że Wesele zapisze się złotymi zgłoskami w historii naszego Księstwa. A ja dostanę obiecany worek dukatów.

O autorce

Agata Jakóbczak – trener z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu różnorodnymi projektami z dziedziny reklamy, mediów, marketingu i PR.  Zrealizowała kilkadziesiąt projektów reklamowych i marketingowych z wykorzystaniem wizerunków osób znanych z mediów. Stworzyła i prowadzi wysoko oceniany przez klientów autorski projekt szkoleń medialnych i z wystąpień publicznych z udziałem znanych dziennikarzy, adresowany do klientów m.in. z branż: FMCG, IT, finansowej i innych. Autorka kilku książek – najnowsza to „Transformersi. Superbohaterowie polskiej reklamy 80. – 90.”.

Szkolenia PRINCE2

Chcesz zdobyć certyfikat z zakresu tradycyjnego zarządzania projektami bez wychodzenia z domu? Sprawdź szczegóły szkoleń PRINCE 6th Edition Foundation.