Komitet Sterujący – role i obowiązki w projekcie
Projekty tworzą ludzie, bez nich żaden projekt nie zostałby zainicjowany i poprawnie zrealizowany. Każda osoba zaangażowana w projekt musi mieć jasno określoną rolę i obowiązki, gdyż tylko wtedy można sprawnie zarządzać projektem.
W metodyce PRINCE2® wyróżnić można kilka istotnych ról, które odpowiadają za realizację projektu. Jednym z nich jest Komitet Sterujący, który to odpowiada przed kierownictwem firmy lub programu za realizację projektu z sukcesem oraz zarządzanie projektem z poziomu strategicznego. W projekcie posiada prawo decyzyjne i ponosi odpowiedzialność za projekt w granicach wyznaczonych przez zarząd firmy lub programu. Komitet Sterujący odpowiada za komunikację pomiędzy zespołem a interesariuszami reprezentującymi otoczenie zewnętrzne. Członkowie Komitetu mają prawo delegowania niektórych zadań związanych z nadzorem nad projektem innym osobom. W skład Komitetu Sterującego wejść powinni przedstawiciele biznesu, użytkownika i dostawcy.
Obowiązki Komitetu Sterującego podzielić można według trwania projektu, tzn. w czasie przygotowywania i inicjowania projektu, w trakcie realizacji projektu i na koniec projekt.
Obowiązki Komitetu Sterującego w trakcie przygotowania i inicjowania projektu:
- wyznaczenie tolerancji projektu z kierownictwem przedsiębiorstwa lub programu,
- zatwierdzenie Założeń Projektu i Planu Etapu Inicjowania,
- wydanie zezwoleń na rozpoczęcie oraz realizację projektu,
- ustalenie skali, według której oceniana będzie waga zagadnień oraz priorytety dla wniosków o wprowadzenie zmian i odstępstw,
- zatwierdzenie umowy z dostawcą (tylko jeśli relacja między nimi jest komercyjna) oraz Dokumentacji Inicjowania Projektu.
Obowiązki Komitetu Sterującego w czasie trwania projektu:
- wyznaczenie tolerancji oraz akceptacja Planów Etapów dla każdego etapu projektu,
- wydawanie zezwoleń na realizację każdego z etapów oraz zatwierdzenie Opisów Produktów,
- w przypadku prognozy przekroczenia tolerancji na poziomie etapów zatwierdzanie Planów Nadzwyczajnych,
- komunikacja z interesariuszami zgodnie ze Strategią Zarządzania Komunikacją,
- określanie wytycznych dotyczących sterowania projektem i kierunków pracy nad projektem, aby zapewnić, że projekt jest opłacalny i mieści się w wyznaczonych ramach,
- udzielanie rad i wskazówek Kierownikowi Projektu na jego prośbę lub z własnej inicjatywy,
- monitorowanie i kontrola zarządzania ryzykiem w projekcie, tak aby było możliwie najbardziej efektywne,
- zatwierdzanie wprowadzanych zmian,
- rozpatrywanie i podejmowanie decyzji dotyczących zagadnień, które zostały przekazane z niższych szczebli zarządzania projektem,
- zatwierdzanie ukończonych produktów.
Obowiązki Komitetu Sterującego pod koniec trwania projektu:
- nadzór nad prawidłowością dostarczania i przekazywania produktów klientowi,
- nadzór nad spełnieniem wszystkich warunków, które muszą zostać spełnione do akceptacji produktu końcowego projektu oraz potwierdzenie jego akceptacji,
- zatwierdzenie Raportu Końcowego Projektu, wraz z zapewnieniem, że wszystkie zagadnienia, doświadczenia i ryzyka zostały odpowiednio udokumentowane oraz przekazane do odpowiednich organów,
- wydanie zezwolenia na przekazanie zaleceń działań następczych oraz Raportów Doświadczeń, które powinny trafić do kierownictwa organizacji lub programu,
- wydanie zgody na zamknięcie projektu oraz poinformowanie kierownictwa organizacji lub programu o zamknięciu projektu.
Dobry Komitet Sterujący powinien posiadać uprawnienia wystarczające do podejmowania kluczowych decyzji w projekcie i dysponowania zasobami niezbędnymi do realizacji projektu oraz zdolność do właściwego reprezentowania interesów biznesu, dostawcy i użytkownika. Komitet Sterujący powinien być również dostępny dla Kierownika Projektu, aby mógł udzielać mu formalnych wytycznych i nieformalnych rad i wskazówek i wspierać go swoim zaangażowaniem, gdy uprawnienia i moc sprawcza Kierownika Projektu są niewystarczające. Komitet nie powinien jednak “wtrącać” się w szczegóły operacyjnego zarządzania projektem i prace specjalistyczne, pozostawiając Kierownikowi Projektu pewną swobodę w doborze dróg i środków do realizacji celów.
Aby skutecznie realizować wszystkie powyższe obowiązki Komitet Sterujący powinien być wyposażony w takie kompetencję jak: podejmowanie decyzji, delegowanie, przywództwo oraz negocjacje i rozwiązywanie konfliktów. Dzięki tym kompetencjom jest w stanie doprowadzić do skutecznej realizacji projektu.
Więcej o rolach i ich obowiązkach w metodyce PRINCE2 przeczytacie na stronie szkolenia PRINCE2®.
Źródło: PRINCE2® – Skuteczne zarządzanie projektami