Jak przygotować się do egzaminu PMP® (merytorycznie i fizycznie)?

Wiele osób myślących o potwierdzeniu swoich kompetencji w zakresie Project Management’u zaczyna rozważać różnego rodzaju szkolenia i akredytacje. Certyfikat PMP® jest jednym z najbardziej cenionych i rozpoznawanych na świecie. Nie ukrywam, że aby go zdobyć, należy włożyć w to ogrom wysiłku. Przystąpienie do egzaminu PMP® wiąże się z koniecznością wykazania odpowiedniego doświadczenia w zakresie zarządzania projektami. Ja po swoim egzaminie czułam się jak po przebiegnięciu maratonu.

Po pierwsze: szkolenie

Pierwszym i jednocześnie dla wielu osób najtrudniejszym krokiem do uzyskania certyfikatu jest sama aplikacja na egzamin i wykazanie się odpowiednim doświadczeniem projektowym.

Aby zapisać się na egzamin musimy ukończyć 35-godzinne szkolenie z zakresu zarządzania projektami i wykazać się odpowiednim doświadczeniem projektowym.

Szkolenie możesz odbyć w dowolnej firmie szkoleniowej (również w ramach szkoleń wewnętrznych realizowanych w Twojej organizacji). Zamiennie możesz też przedstawić konkretne godziny zajęć z zakresu zarządzania projektami, które zostały zrealizowane w ramach studiów podyplomowych poruszających tematykę project management’u. Szkolenie możesz odbyć w dowolnym czasie, może to być jeden blok lub kilka sesji szkoleniowych.

Jeśli jednak jeszcze nie odbyłeś takiego szkolenia to gorąco rekomenduję Ci wybrać takie, które będzie dostarczone przez tzw. PMI-REP, czyli firmy szkoleniowe posiadające afiliację z PMI®. Zaletą takich szkoleń jest to, że sprawnie przechodzą przez przedegzaminacyjną część audytową – jako że firma dostarczająca szkolenie jest już zarejestrowana w bazie PMI®. Osobiście rekomenduję Wam 5-dniową Akademię PMP® oferowaną przez Inprogress.

Po drugie: doświadczenie

Poza szkoleniem wymagane jest także wykazanie się doświadczeniem w zakresie pracy projektowej. Jeśli posiadasz wykształcenie średnie, to będziesz zobowiązany do udokumentowania 5 lat doświadczenia w zakresie pracy w projektach. W ciągu tych 60 miesięcy przez minimum 7500 godzin musiałeś pełnić rolę lidera projektu.

Jeśli natomiast posiadasz wykształcenie wyższe (minimum licencjat), to będziesz zobowiązany do wykazania się 3-letnim doświadczeniem zawodowym w zakresie zarządzania projektami. W trakcie tych 36 miesięcy co najmniej przez 4500 godzin musiałeś pełnić rolę lidera projektu.

Udokumentowanie tych godzin to była chyba najtrudniejsza część mojego przygotowania się do egzaminu – takie żmudne opisywanie krok po kroku kolejnych projektów. Zacznijmy od tego, że nie sięgamy zbyt daleko w przeszłość – możemy pokazać jedynie doświadczenie z 8 lat przed wypełnieniem aplikacji. Dokumentując godziny przedstawiamy tylko 8 godzin dziennie (i nie jest ważne, że w praktyce dzienny czas pracy mógł być znacznie dłuższy). Dodatkowo, dokumentując doświadczenie, nie możemy pokazywać projektów nakładających się, czyli takich, które realizowaliśmy w tym samym czasie. To był dla mnie najtrudniejszy element tej ,,papierologii”, ponieważ często realizowałam kilka projektów równocześnie.

Opisując swoje doświadczenie, musisz uwzględnić następujące elementy:

• organizację, dla której realizowałeś projekt – ze wskazaniem z imienia i nazwiska osoby kontaktowej, która w przypadku audytu potwierdzi Twoje doświadczenie;
• nazwę projektu;
• czas trwania projektu;
• rolę, jaką pełniłeś w tym projekcie;
• zakres swoich obowiązków.

Przedstawiając zakres obowiązków jako lidera projektu, musisz wykazać, jakie obowiązki i w jakim wymiarze godzinowym wypełniałeś w każdej z pięciu grup procesów opisanych w PMBOK®, czyli co robiłeś w trakcie inicjacji, planowania, realizacji, monitorowania i kontrolowania oraz zakończenia projektu.

Jeśli nie prowadzisz takiej dokumentacji na bieżąco, to proponuję Ci zaplanować kilka długich wieczorów na jej przygotowanie 😉

Po trzecie: aplikacja

Jeśli Twój wniosek znajdzie się w puli aplikacji podlegającej audytowi, to będziesz musiał przesłać do PMI® dokumenty potwierdzające Twój udział w szkoleniu i doświadczenie. Moja aplikacja nie podlegała audytowi, więc nie pokażę Ci tu swoich doświadczeń.  Natomiast w ramach przygotowywania się do takiej sytuacji miałam przygotowany certyfikat uczestnictwa w szkoleniu oraz pisemne potwierdzenie swojego doświadczenia w pracy projektowej. Osoby przechodzące przez audyt twierdzą, że najważniejsze to nie wpadać w panikę. Według nich PMI® przysyła instrukcję i linki do szablonów dokumentów. Kandydat zbiera referencje wg zaleceń PMI® w zamkniętych kopertach i razem z ksero certyfikatów oraz dyplomu uczelni odsyła listownie za ocean.

Jeśli jesteś już po szkoleniu i udokumentowałeś swoje doświadczenie, to proponuję zarejestrować się na egzamin. Należy to zrobić bezpośrednio na stronie pmi.org. Przed swoim egzaminem czytałam straszne historie o aplikacji do rejestracji, natomiast według mnie jest ona dość prosta i intuicyjna. Cała rejestracja wykonywana jest w języku angielskim, więc ewentualne wsparcie podczas rejestracji będzie potrzebne osobom, które nie posługują się tym językiem. Po zarejestrowaniu się na egzamin organizacja PMI® ma kilka dni na przegląd i akceptację Twojego wniosku. Po pozytywnej weryfikacji Twojego wniosku będziesz miał rok na zdanie egzaminu – do Twojej dyspozycji są 3 podejścia. Egzamin możesz zdawać w języku polskim lub angielskim.

Jaki jest koszt egzaminu PMP®?

Oczywiście jest to też moment, kiedy musisz zapłacić za swój egzamin. Koszt certyfikatu PMP® to odpowiednio 555 USD dla osób, które nie są członkami stowarzyszenia PMI® oraz 405 USD dla członka stowarzyszenia PMI®. I tu Was namawiam, abyście najpierw zostali członkiem stowarzyszenia (roczna opłata wynosi 129 USD, a jeśli jesteś studentem wyższej uczelni to tak opłata wynosi jedynie 30 USD – w pierwszym roku musisz jeszcze doliczyć 10 USD opłaty rejestracyjnej), a dopiero później zapisali się na egzamin. Dzięki temu koszt będzie dla Was porównywalny, ale zyskacie dodatkowo roczny dostęp do doskonałych treści merytorycznych z zakresu project management’u.

Formalności za nami…

Czas więc przybliżyć wskazówki dotyczące przygotowania merytorycznego. Rekomenduję Wam rozpocząć od szkolenia, na którym zdobędziecie wiedzę na temat zarządzania projektami oraz zmierzycie się z przykładowymi pytaniami egzaminacyjnymi. Poznacie też ludzi, z którymi możecie wspólnie uczyć się do egzaminu. Następnie macie przed sobą kilka tygodni lub miesięcy pracy własnej (to już zależy od Waszej systematyczności i determinacji). Ja przeznaczyłam na przygotowanie się do egzaminu około 3 miesięcy przy założeniu, że pracuję minimum 20-30 minut KAŻDEGO dnia. I faktycznie przez dwa i pół miesiąca codziennie otwierałam książki lub notatki na ten zaplanowany czas – to było takie moje PMI’owe wyzwanie.

Dwa tygodnie prze egzaminem poświęcałam na naukę 2-3 godzinny dziennie – pracowałam normalnie zawodowo, więc nie mogłam przeznaczyć na to więcej czasu. Ostatnie 3 dni przed egzaminem to było już totalne zanurzenie w nauce: wzięłam urlop, dzieci wysłałam do babci i przez 12-15 godzin dziennie pracowałam z materiałami. Dodatkowo korzystałam z konsultacji z trenerami Inprogress. To czas kiedy nawet w snach widziałam kolejne wejścia, wyjścia, narzędzia, techniki i narzędzia (słynne ITTO) 😉 Ten czas sprawił, że byłam pewna, że zrobiłam wszystko, co tylko mogłam, aby przygotować się do egzaminu. Książki z których korzystałam to:

• PMBOK® Guide 6th Edition,
• Rita Mulcahy’s™, PMP® Exam Prep.

Gdybym miała wybrać tylko jedną z tych książek, to rekomendowałabym Wam tę drugą pozycję. Warta każdych pieniędzy.

Poza książkami utrzymywałam stały kontakt z trenerami Inprogress oraz osobami, które już posiadały certyfikat PMP®. Warto też poszukać różnych grup, gdzie ludzie dzielą się swoimi doświadczeniami. Dostępne są również aplikacje z pytaniami egzaminacyjnymi, które pozwolą wykorzystać Wam każdą wolną chwilę na przygotowanie  się do egzaminu.

Przygotowanie merytoryczne za Wami. Został nam zatem jeszcze dzień egzaminu. Sama procedura egzaminacyjna jest dość stresująca, warto więc przygotować się na to, co nas spotka w centrum egzaminacyjnym.

Monika Olejniczak, PMP®

Przebieg egzaminu PMP®

Druga część artykułu Moniki Olejniczak jest dostępna tutaj: Jak wygląda egzamin PMP®? Przy okazji zachęcamy Was do skorzystania z promocji na szkolenia Akademia PMP® odbywające się w formie Virtual Classroom: