Czym są metody zarządzania ryzykiem?

Współczesne organizacje do zarządzania ryzykiem przywiązują coraz większą uwagę. Powszechnie wiadomo, że zarządzanie ryzykiem kosztuje. Niejeden przypadek pokazał jednak, że brak zarządzania ryzykiem kosztuje znacznie więcej. Jak uniknąć, zapobiec lub reagować na ryzyko projektowe, aby skutecznie zminimalizować straty i wykorzystać szanse, podpowiadają różne metody zarządzania ryzykiem.

Czy wiesz jakie ryzyko może wystąpić podczas zarządzania projektami?

Nieterminowe wykonanie prac przez firmę zewnętrzną, dostarczenie wadliwych części, czy nawet nagła choroba małego dziecka niezastąpionej, jak dotychczas, kierowniczki projektu – to tylko nieliczne z możliwych ryzyk projektowych. W rozumieniu projektowym, ryzyko ujmowane jest jako niepewne zdarzenie (lub zbiór zdarzeń), które w wypadku zaistnienia wpłynie (pozytywnie lub negatywnie) na projekt[2]. Przyczyny ryzyka mogą być różne, jednak ich skutki skupiają się wokół trzech parametrów projektu – zakresu, czasu i budżetu. Specyfika działalności projektowej nieodłącznie wiąże się z pewnym elementem niepewności. Nawet najbardziej powtarzalny projekt zawsze obciążony jest pewnym ryzykiem, nawet jeśli to ryzyko wydaje się być niskie, nie należy o nim zapominać.

5 kroków zarządzania ryzykiem

Do najpopularniejszych modeli zarządzania ryzykiem w projektach należą między innymi te proponowane przez PMBOK®  i PRINCE2® . Model oparty na PMBOK® obejmuje 6  etapów zarządzania ryzykiem:

  1.   Planowanie zarządzania ryzykiem
  2.   Rozpoznawanie ryzyk
  3.   Przeprowadzanie jakościowej analizy ryzyka
  4.   Przeprowadzenie ilościowej analizy ryzyka
  5.   Planowanie reakcji na ryzyka
  6.   Monitorowanie i kontrolowanie ryzyk

Kroki te stanowią cykl w obiegu zamkniętym. Wykonujemy je w określonej sekwencji i powtarzamy wielokrotnie w projekcie. PRINCE2 wykorzystuje model M_o_R® (Management of Risk). Wyróżnia się w nim 5 kroków zarządzania ryzykiem – w tym 4 kroki następujące kolejno po sobie: identyfikowanie, ocenianie, planowanie i wdrażanie ryzyka oraz krok towarzyszący innym przez cały czas: komunikacja.

Identyfikacja ryzyka

Identyfikacja ryzyka polega na rozpoznawaniu zagrożeń i okazji, przygotowaniu rejestru ryzyka oraz wskaźników wczesnego ostrzegania, a także na zapoznaniu się z punktem widzenia interesariuszy. Zidentyfikowane ryzyko powinno być opisane w zrozumiały dla interesariuszy sposób.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka pozwala na określenie prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka, jego wpływu (na cele) i bliskości (odległości w czasie) oraz daje możliwość oszacowania wartości oczekiwanej (EMV).

Planowanie reakcji

Krok planowania ma na celu przygotowanie reakcji na zidentyfikowane ryzyka, co umożliwi minimalizację występujących zagrożeń oraz maksymalizację pojawiających się okazji. Zatroszczenie się o ten krok daje szansę, że zmaterializowane ryzyko nie będzie stanowić w projekcie zaskoczenia a jego skutki nie będą zbyt dotkliwe. Nie dla każdego ryzyka jestesmy w stanie zaproponować proaktywną reakcję. Niemniej tam, gdzie jest to opłacalne warto wprowadzać takie reakcje..

W ramach tego kroku planuje się i ocenia możliwe reakcje na pojawiające się ryzyko. Ważne, aby reakcje były proporcjonalne do jego skali, a poniesione nakłady miały swoje uzasadnienie.

Wśród możliwych reakcji na zagrożenia wymienia się: unikanie, redukowanie (prawdopodobieństwa lub wpływu), plan rezerwowy, przeniesienie, współdzielenie i akceptowanie. Reakcją na szanse może być wykorzystanie, wzmocnienie, współdzielenie lub odrzucenie.

Wdrożenie planów reakcji

W tym kroku najważniejsze jest dopilnowanie, aby zaplanowane reakcje na ryzyko zostały zrealizowane i monitorowane, a także, w razie potrzeby, zadbanie o podjęcie kroków korygujących. Ważne jest aby przydzielić jednoznaczne role i obowiązki, wspierające Kierownika Projektu w zarządzaniu ryzykiem. Rolami w tym obszarze są: właściciel ryzyka (osoba odpowiedzialna za zarządzanie działaniami związanymi z konkretnym ryzykiem) oraz wykonawca reakcji na ryzyko (osoba odpowiedzialna za wykonanie tych działań).

Komunikacja

Komunikacja w modelu M_o_R nie jest odrębnym etapem, ale raczej ciągłą działalnością, która powinna być prowadzona przez cały czas trwania procesu. Skuteczna komunikacja ma ogromne znaczenie dla identyfikacji nowych lub zmiany znanych już (zidetyfikowanych) ryzyk. Krok „Komunikuj” powinien zapewniać prawidłowy przekaz informacji o zagrożeniach i szansach dla projektu, zarówno wewnątrz jak i na zewnątrz – do interesariuszy. Ważne jest, aby komunikacja miała charakter dwukierunkowy i obejmowała konstruktywne informacje zwrotne.

Koncepcja metodyki M_O_R

Wspomniana metodyka zarządzania ryzykiem M_o_R® (Management of Risk) należy do grupy brytyjskich standardów Best Management Practice. Ten model zarządzania ryzykiem można z powodzeniem wykorzystywać w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i złożoności, lokalizacji czy sektora operacyjnego. Składa się on z czterech głównych pojęć: Pryncypia, Podejście, Proces, Wdrożenie i przeglądy, których systematyczne stosowanie pozwala organizacji podejmować świadome decyzje w kwestii ryzyk.

Pryncypia M_o_R nie są nakazami (jak w przypadku PRINCE2), ale uniwersalnymi wskazówkami, zaleceniami postępowania w zarządzaniu ryzykiem. Pryncypia te są uniwersalne (mogą być stosowane w każdej organizacji), samopotwierdzające się (sprawdzone w wieloletniej praktyce) oraz inspirujące (dodają pewności i zdolności oddziaływania na zarządzanie ryzkiem w całej organizacji).

W modelu M_o_R przyjęto osiem pryncypiów:

  • zgodność z celami,
  • dopasowanie do kontekstu,
  • angażowanie interesariuszy,
  • jasne reguły,
  • wsparcie w procesie podejmowania decyzji,
  • ciągłe doskonalenie,
  • wspierająca kultura,
  • wymierne efekty.

Wszystkie te pryncypia tworzą spójną całość, która ma zagwarantować skuteczne zarządzanie ryzykiem. Akredytowane szkolenia z tej metodyki realizowane są na dwóch poziomach: M_o_R Foundation oraz M_o_R Practitioner.

Poziom Foundation wprowadza uczestników w perspektywy zarządzania ryzykiem i dostarcza wiedzy na temat jego dostosowania do organizacji. Umożliwia poznanie różnorodnych technik i procedur zarządzania ryzykiem oraz nabycie umiejętności ich stosowania w praktyce.

Więcej informacji na temat szkolenia M_o_R Foundation na stronie: M_o_R Foundation

Poziom M_o_R Practitioner dostarcza zaawansowanej wiedzy z zakresu zarządzania ryzykiem w organizacji zgodnie z najlepszymi praktykami. Kurs kształtuje umiejętności wpływania na zarządzanie ryzykiem w organizacji i pomaga zrozumieć, jak ryzyko wpływa na cele strategiczne i operacyjne i jak skutecznie zminimalizować ryzyko zagrażające organizacji.

Szczegóły programu szkolenia M_o_R Practitioner na stronie: M_o_R Practitioner

Techniki zarządzania ryzykiem

W dużej mierze skuteczność zarządzania ryzykiem zależy od jego umiejętnej oceny. W celu jak najbardziej precyzyjnego określenia ryzyka warto posłużyć się sprawdzonymi technikami. Do zalecanych technik identyfikacji ryzyka należą między innymi: listy kontrolne, listy obszarów, diagramy przyczynowo – skutkowe, analiza założeń, analiza ograniczeń czy techniki grupowe, takie jak: burza mózgów, grupy nominalne czy Technika Delficka.

W celu oszacowania ryzyka można się posłużyć takimi technikami, jak: drzewa prawdopodobieństwa czy macierz prawdopodobieństwo/wpływ. Wśród technik ewaluacji ryzyka w M_o_R znajdują się takie, jak wynikowy (sumaryczny) profil ryzyka, obliczanie całkowitej wartości oczekiwanej czy probabilistyczne modele ryzyka. Polecanymi technikami etapu planowania są m.in.: planowanie reakcji na ryzyko, analiza kosztów i korzyści oraz drzewa decyzyjne.

Podsumowanie

Całkowite wyeliminowanie ryzyka w projekcie jest niemożliwe i raczej nigdy, ze względu na odmienność każdego z przedsięwzięć, możliwe nie będzie. Niemniej jednak, warto zadbać o umiejętność oceny ryzyka i znajomość metod postępowania z nim. Pomaga to maksymalnie przygotować się i zaplanować najbardziej optymalne reakcje na różne nieprzewidziane sytuacje.

Źródła:

  1. Prywata M., Zarządzanie ryzykiem w małych projektach, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP), Warszawa 2010
  2. Zarządzanie ryzykiem. Przegląd wybranych metodyk, [red.] bryg. dr inż. D.Wróblewski, Wydawnictwo CNBOP-PIB, Józefów 2015
  3. PRINCE2, Skuteczne zarządzanie projektami, 2009
  4. D. Skorupka, D. Kuchta, M. Górski, Zarządzanie ryzykiem w projekcie, Wrocław 2012
  5. https://www.slideshare.net/guesteae0e5b/zarzdzanie-ryzykiem-w-projektach
  6. http://www.edunice.pl/wp-content/uploads/2012/09/dla-studentow_Zarz%C4%85dzanie-ryzykiem-projektu.pdf
  7. http://ryzykoprojektowe.pl/poznaj-risky-project/ryzyko-w-projekcie-baza-wiedzy/proces-zarzadzania-ryzykiem/

Otrzymuj informacje o zniżkach i nowościach w Inprogress

Zapisz się do naszego newslettera

Klikając "Zapisz się", udzielasz zgody na przetwarzanie przez INPROGRESS Sp. z o.o., INPROGRESS Szkolenia Sp. z o.o. oraz INPROGRESS Trainings Sp. z o.o., INPROGRESS Skills Sp. z o.o. swojego adresu e-mail w celu przesyłania newslettera.

Pokaż pełną treść klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych