Podsumowanie roku w firmie – jak to zrobić?

Końcówka roku to zwykle gorący okres w większości organizacji. A to nie sprzyja podsumowaniom i spotkaniom ewaluacyjnym w zespołach.

Styczeń to z kolei czas planowania, ustalania celów, priorytetów. Aby zrobić to efektywnie warto oprzeć się na wnioskach wyciągniętych na spotkaniach ewaluacyjnych ze swoimi zespołami.

Agenda spotkania ewaluacyjnego

Chciałabym Wam zaproponować kilka punktów, które powinny znaleźć się w agendzie takiego spotkania. Nie wszystkie punkty mogą być dla Was przydatne, ponieważ inaczej będziemy takie spotkania organizować, jeśli odpowiadamy za całą firmę, a inaczej, jeśli odpowiadamy tylko za jeden projekt czy zespół.

1. Liczby

Spotkanie zaczynamy od twardych danych, czyli rachunkowości zarządczej. Aby efektywnie wykorzystać czas na spotkaniu wszyscy jego uczestnicy (a jest to zwykle poziom menadżerów/kierowników poszczególnych obszarów operacyjnych w firmie) powinni zapoznać się z danymi przed spotkaniem. Liczby nie kłamią, więc mamy punkt wyjścia do dalszej dyskusji.

2. Ludzie

Kiedy znamy już dane finansowe skoncentrujmy się na ludziach, którzy tworzą firmę. Zacznijmy od naszych kierowników – zanalizujmy ich wyniki, mocne i słabe strony, kompetencje. Ten czas, gdzie koncentrujemy się po kolei na każdym uczestniku spotkania pozwala nam zwykle zauważyć czy nie brakuje nam kogoś w zespole, czy mamy wszystkie niezbędne kompetencje do realizowania celów naszej firmy, czy nie należałoby zmodyfikować struktury czy zakresu obowiązków poszczególnych osób.

3. Rozwój

Skuteczni liderzy koncentrują się na nieustannym rozwoju swoim i swojego zespołu, więc kolejny punkt spotkania to analiza w jakich szkoleniach i działaniach rozwojowych braliśmy udział w poprzednim roku oraz gdzie powinniśmy zainwestować w rozwój w najbliższych miesiącach.

4. Potrzeby

A jako że ciężko dbać o swój rozwój, gdy coś nas ,,uwiera” to nasze spotkanie jest również dobrym momentem na analizę różnego rodzaju potrzeb organizacyjno – technicznych. Zaczynając od tych dużych (może potrzebujemy nowego biura czy strony internetowej), a kończąc na tych bardziej przyziemnych typu nowa drukarka czy ekspres do kawy.

5. Premie

Ostatnim punktem takiego podsumowania powinien być moment, w którym rozmawiamy o uznaniowych premiach rocznych dla zespołu – oczywiście jeśli nie przyznaliśmy ich wcześniej.

I dopiero w oparciu o te solidne podstawy przechodzimy do planowania kolejnego roku.

Dlaczego warto?

Zachęcam Was do przeprowadzenia takiego podsumowania nawet jeśli w Waszej firmie jest tylko kilka osób – to spowoduje, że w kolejnym roku będziecie działać z większą świadomością co przełoży się na rozwój organizacji.

Monika Olejniczak