Jak działają facylitatorzy?
Facylitacja jest podejściem do prowadzenia spotkań, dzięki któremu możliwe jest wypracowanie rozwiązania problemu przez zespoły. Rola facylitatora w organizacji jest znacząca, jednak mało kiedy zastanawiamy się nad tym, kim właściwie jest facylitator i jakie działania podejmuje w swojej pracy.
Kim jest facylitator?
Żeby odpowiedzieć na pytanie zadane w tytule tego artykułu, zdefiniujmy najpierw, czym zajmuje się osoba określana mianem facylitatora. Facylitator jest osobą, która czuwa nad przebiegiem („procesem”) spotkań nastawionych na rozwiązanie problemu bądź odpowiedzią na jakieś pytanie. Są to takie spotkania, jak:
- strategiczne spotkania zarządów firm,
- omówienie zagadnień projektowych i ich wpływu na dalszy przebieg projektu,
- warsztaty poświęcone identyfikacji ryzyk,
- omówienie projektu bądź etapu projektu podczas tzw. „review”
i wiele innych spotkań, podczas których dochodzi do zadawania trudnych pytań.
Facylitator sam z siebie nie będzie wchodził w dyskusję z uczestnikami spotkań. Jego zadaniem nie jest wniesienie dodatkowego wkładu merytorycznego. Osoba, która facylituje spotkanie, będzie dostarczała zespołowi najbardziej dopasowanych technik pozwalających dokładnie zbadać dyskutowany problem, zagadnienie bądź obawę.
Facylitacja jak… gra w golfa?
Tony Mann, jeden z najbardziej znanych facylitatorów w Europie, porównuje facylitację i pracę facylitatora do gry w golfa. Nie chodzi tylko o to, żeby uderzyć piłeczkę. Trzeba wybrać taki kij, który pozwoli osiągnąć cel postawiony przed golfistą. Inny kij służy dalekim uderzeniom, a inny uderzeniom precyzyjnym. Golfista wybierze inny kij do wybicia piłki z piasku, inny – z terenu podmokłego i inny na terenie płaskim. Zanim się tego nauczy, potrzebuje kogoś, kto go odpowiednio pokieruje. Facylitator jest właśnie takim nauczycielem procesu: pozwala dobrać odpowiednie narzędzie (kij) do celu, który chce osiągnąć zespół – ale sam uderzenia nie wykonuje.
Najważniejszą umiejętnością facylitatora jest zdolność wsłuchania się w rozmowy zespołów. Dobrze, jeśli rozumie zagadnienie (mógł np. uczestniczyć w pracy z zespołem z podobnym problemem). Najważniejsze jest jednak, żeby nie oceniał i nie przewidywał, do jakiego wyniku może dojść grupa. Jeśli facylitator będzie miał swoje przypuszczenia bądź, co gorsza, przekonania odnośnie „najlepszego możliwego rozwiązania”, (w niekoniecznie świadomy sposób) doprowadzi grupę do przyjmowania jego rozwiązań. Nie zostanie wtedy osiągnięty podstawowy cel facylitacji, tj. uzyskanie najlepszego możliwego rozwiązania problemu.
Facylitator a uczestnicy zespołów
Jak już wspomniałem, facylitator chce dostarczać zespołowi najlepsze możliwe do wykorzystania techniki i narzędzia. Zespół (albo facylitator) będzie samodzielnie sugerował „format”, w jakim ludzie mają pracować, żeby uzyskać subiektywne punkty widzenia? Wszyscy razem, żeby zbudować wspólną perspektywę? A może jedna osoba ma zaprezentować swoją wiedzę innym? Stosowanie metod facylitacji pozwoli użyć odpowiednich formatów w sytuacjach, które mogą wymagać odmiennego podejścia.
Gdy zespół wie, jakiego ma użyć narzędzia i w jakim formacie pracować, uczestnicy mogą swobodnie zająć się pracą nad ich zadaniem. Facylitator skupił się na procesie (sposobie wykonania zadania), zatem teraz uczestnicy, pracując zgodnie z dostarczonym procesem, wykonują pracę nad zadaniem.
Facylitator nigdy nie zadaje pytań dotyczących zadania uczestników. Nie będzie zadawał pytań w stylu: „Od jak dawna to się dzieje?” albo „A jakie Ty masz doświadczenia z klientami?”. Żeby uzyskać odpowiedzi na takie pytania, będzie używał odpowiednich technik i formatów: dostarczy procesu, żeby zebrać najlepsze możliwe informacje od całego zespołu.
Szkolenia z zakresu facylitacji
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat zadań stawianych przed facylitatorem, zapisz się na szkolenia z zakresu facylitacji. W naszym portfolio szkoleń znajdziecie szkolenia na obu poziomach: Facilitation Foundation oraz Facilitation Practitioner.
Źródło: na podstawie artykułu Do facilitators ask questions?
Autor: Rafał Czarny, trener Inprogress