Symulacje biznesowe: W poszukiwaniu istoty PRINCE2®

W najnowszym numerze Strefy PMI ukazał się artykuł noszący tytuł:”Symulacje biznesowe: W poszukiwaniu istoty PRINCE2®”, w którym nasi trenerzy, Rafał Czarny i Marcin Jackowski zdradzają szczegóły projektowania najnowszej symulacji biznesowej. Eksperci tłumaczą w jaki sposób symulacja pomoże zrozumieć uczestnikom zasady i techniki metodyki PRINCE2®. Zapraszamy do zapoznania się z całym artykułem, który umieściliśmy poniżej.

Wyobraź sobie, że stajesz się Kierownikiem Projektu, a pierwszą decyzją, którą musisz podjąć, jest wybór metodyki zarządzania projektami. Odpowiednia metoda nie tylko sprawi, że kierowanie projektem stanie się dla Ciebie prostsze, ale także wskaże kierunek w którym należy podążać w trudnych sytuacjach.

Metodyka PRINCE2 jest jednym z rozwiązań, które może przyjąć organizacja, aby usprawnić zarządzanie projektami. Firma stosując szereg zasad, nie tylko obniża ryzyko niepowodzenia, ale i zwiększa szanse osiągnięcia korzyści biznesowych.

Aby osoby, które będą członkami zespołów projektowych miały szansę zdobyć praktyczną umiejętność stosowania PRINCE2, powstały liczne symulacje biznesowe. Mają być rozwiązaniem dla osób, które posiadają wiedzę merytoryczną i doświadczenia projektowe, ale chcą w bezpiecznych warunkach spróbować zarządzić projektem. Gdy powstają, autorzy stawiają sobie szereg pytań, dotyczących tego, co jest najistotniejsze w PRINCE2. Podejmując decyzje odnośnie kształtu symulacji, jej zasad, występujących produktów zarządczych i stopnia złożoności, muszą cały czas czuwać nad tym, aby działania nie odbiegały od zasad metodyki. Jest to wyzwaniem szczególnie z perspektywy projektowania symulacji: należy ją stworzyć tak, żeby dawała uczestnikom doświadczenia zarządzania zgodnie z metodyką PRINCE2, a nie PINO (PRINCE2 In Name Only).

Aby symulacja spełniała oczekiwania użytkowników, należy postawić cele, które ma realizować. Jednym z nich powinno być wykonanie przez uczestników Przygotowania i Inicjowania Projektu. Są to bardzo ważne części każdego projektu zarządzanego zgodnie z metodyką PRINCE2. Realizacja projektu, odbywająca się w kolejnych etapach, jest wypadkową efektywnego przeprowadzenia powyższych procesów. Dlatego też, wybierając symulacje, powinniśmy położyć nacisk na taką, która zawiera w swoim przebiegu Przygotowanie Projektu i Inicjowanie Projektu, dając uczestnikom szansę zobaczyć, w jaki sposób należy je wykonać poprawnie i jakie są (lub mogą być) konsekwencje poprawnego albo nieodpowiedniego ich przeprowadzenia.

Przygotowanie i Inicjowanie Projektu

Jednym z pierwszych wyzwań dla Kierownika Projektu (PM) jest Przygotowanie Projektu. Faza ta jest szacunkowa i uwzględnia ograniczony zakres informacji. Powinna zawierać odpowiedź na pytanie: Czy warto się tym zajmować? Trudność leży w tym, iż musimy wyróżnić jeszcze jedno pytanie: Jak będziemy się tym zajmować? PRINCE2 wyraźnie rozdziela te dwa pytania rozróżniając dwa procesy, które powinien przeprowadzić PM: Przygotowanie Projektu (Czy?) i Inicjowanie Projektu (Jak?).

W trakcie symulacji, podczas Przygotowania Projektu, uczestnicy wielokrotnie mają problem związany z „szacowaniem” oraz pracą z danymi w formie przedziałów. Z naszych obserwacji wynika, że nawet doświadczeni PMowie chcą, podczas Przygotowania Projektu, przeprowadzić równocześnie etap inicjowania. O ile w prostych projektach nie ma przeciwwskazań, o tyle w bardziej skomplikowanych konieczne jest rozdzielenie tych dwóch części. Celem istnienia obu procesów jest uniknięcie chybionych inwestycji w projekty słabo uzasadnione (poprzez pominięcie Przygotowania Projektu albo wręcz realizacja bez wcześniejszego Przygotowania i Inicjowania Projektu) lub nadmiarowej pracy nad pomysłami, które można było wykluczyć podczas wczesnej oceny, nie decydując się na Inicjowanie Projektu (zbyt szczegółowe opracowanie). Wszystko zależeć będzie od doświadczeń PMa w zarządzaniu projektem, od doświadczeń, które można pozyskać z organizacji, a także od stopnia złożoności projektu. Rozgrywając symulację uczestnicy mogą samodzielnie podejmować decyzję, jak bardzo się zaangażują w Przygotowanie Projektu a jak w Inicjowanie Projektu. Najlepiej jednak jest dać uczestnikom możliwość zdobycia doświadczeń będących fundamentami pomagającymi podejmować takie decyzje w przyszłości – w trakcie zarządzania realnymi projektami.

Produkty zarządcze, czyli kilka słów o dokumentacji projektowej

Sporządzanie planów, pisanie raportów czy obsługa zagadnień – te i wiele innych zadań PMa, sprawia, że PRINCE2 uchodzi za metodykę mocno sformalizowaną. Istnieje jednak możliwość dostosowania projektu, w tym również dokumentacji. Strategie zarządzania, mechanizmy sterowania, raporty – wszystkie te produkty, których stosowanie zaleca metodyka, dostosowujemy do potrzeb własnego projektu. W PRINCE2 bardziej ceni się zawartość, niż formę. Przykładowo Raport Okresowy może być zarówno obszernym opracowaniem, jak i e-mailem informującym o przebiegu prac: wszystko to, zależy jednak od dostosowania do sytuacji, wkładu w cele strategiczne oraz priorytetu projektu.

Symulacja powinna pomóc uczestnikom odpowiedzieć na pytanie: „jak podjąć decyzje o dostosowaniu poszczególnych produktów zarządczych?”. Często okazuje się, że wystarczy uświadomić sobie funkcję, której służą. Jeśli zdamy sobie sprawę po co mamy je tworzyć, będziemy potrafili lepiej dostosować PRINCE2 do środowiska. Dla symulacji powinien być to jeden z najwyższych priorytetów. Uczestnicy, po zrealizowaniu projektu w symulacji, powinni umieć odpowiedzieć sobie na pytanie: „po co ja mam to robić?”. Dzięki takiemu poznaniu metodyki, dostosowanie do środowiska późniejszych projektów jest dużo łatwiejsze. Jest to ważne nie tylko w kontekście produktów zarządczych tworzonych w Przygotowaniu i Inicjowaniu Projektu. Jest to istotne z perspektywy tworzenia Planów Etapów, Raportów Okresowych czy też zgłaszania sytuacji nadzwyczajnej (poprzez Raport Nadzwyczajny). Dzięki symulacji, uczestnicy nabierają zrozumienia sensu tych narzędzi projektowych w bezpiecznych warunkach, a nie na bazie negatywnych doświadczeń w rzeczywistości.

Tolerancje

Kolejnym wyzwaniem stojącym przed uczestnikami symulacji PRINCE2, a zatem również przed PMami, powinno być wyznaczanie tolerancji. Są one w PRINCE2 wielopoziomowe: PM może wyznaczać wytwórcom tolerancje na ich prace, samemu będąc ograniczonym w zakresie realizacji danego etapu. Cały projekt również ma swoje tolerancje, które wyznacza organizacja zlecając przygotowanie projektu. Dzięki takiej konstrukcji tolerancji, są one kaskadowo przekazywane z góry – w dół. Jest to swoiste zabezpieczenie przed przekroczeniem budżetu, terminu, niedotrzymaniem jakości, zakresu i korzyści.

Teoretycznie brzmi to świetnie, jednak rzeczywistość lubi zaskakiwać. Podczas realizacji scenariusza symulacji zawierających ten aspekt, zespoły, już w fazie Przygotowania Projektu, wielokrotnie pytały o wyznaczanie tolerancji. Tworząc Plany Etapów realizacyjnych nie potrafiły zdefiniować, jaka tolerancja jest dobra, a jaka zła. Dzięki temu, że uczestnikami byli PMowie, wspólnie dochodziliśmy do wniosku, że nie ma jednej reguły dotyczącej wyznaczania tolerancji. Wszystko zależy od poziomu współpracy w zespole projektowym: przede wszystkim między PMem a Komitetem Sterującym. Dlatego kolejnym ważnym wnioskiem i wskazówką, którą wyciągnęliśmy dzięki symulacji projektu PRINCE2 jest to, że PM powinien jak najwcześniej odpowiednio komunikować się z Komitetem Sterującym i ustalić sposób wyznaczania tolerancji. Jeśli nie dojdzie do ustaleń na tym poziomie, zabezpieczenie organizacji przed niepowodzeniem przestaje mieć sens i jest używane nieadekwatnie.

Lessons learned!

Każdy PM w codziennej pracy spotyka się z wyzwaniami, które są dla niego absolutną nowością. Jak sobie poradzić z nowym, zupełnie nieznanym projektem? Co zrobić, aby zarządzanie projektem było efektywniejsze, a ryzyko niepowodzenia – mniejsze? Doświadczenia, dobre rady oraz sugestie to czynniki mające największy wpływ na powodzenie projektu. Jeśli PM nie posiada odpowiedniego doświadczenia, zdobycie podpowiedzi z poprzednich, podobnych projektów ma bardzo silny wpływ na powodzenie projektu. Ułatwi to odpowiednie zaplanowanie i przeprowadzanie kontroli jakości, a także podniesie poczucie pewności podczas planowania kolejnych etapów i pomoże przewidzieć ryzyka, które mogą zagrażać projektowi. Po zrealizowaniu projektu w ramach symulacji biznesowych i doświadczeniach, które z nich wypływają, uczestnicy dochodzą do wniosku, że kolejne podejście będzie bardziej efektywne. Wyciągają wnioski, które potrafią przełożyć nie tylko na kolejną rozgrywkę: ale (co najważniejsze), na realizowane przez siebie projekty. Uniwersalne wnioski, do których dochodzą uczestnicy są

swoistym doświadczeniem, które stanie się bazą do podejmowania decyzji w przyszłych projektach. Dlatego też, zapoznanie się z doświadczeniami z poprzednich projektów jest nie tylko jedną z podstawowych zasad stosowania metodyki PRINCE2, ale regułą ułatwiającą swobodne zarządzanie w różnych obszarach życia zawodowego.

Czas na Sukces!

Symulacje biznesowe to nie tylko wspomniane wyżej zagadnienia. Uczestnicy pracując pod argusowym okiem trenera wykraczają poza termin zamknięcia projektu, kiedy produkt jest eksploatowany. Sam fakt zrealizowania projektu w budżecie i w terminie, nie daje bowiem pewności osiągnięcia sukcesu przez wielkie „S”. Żaden PM nie powinien zapomnieć, dlaczego jest Project Managerem. Nie po to, aby po ukończeniu projektu uznać, że wykonał swoją pracę – lecz po to, by wyniki jego projektu generowały długoterminowe korzyści. Jeśli nie uda się osiągnąć zakładanych korzyści – zarówno koszty poniesione przez organizację, jak i praca zespołu były nieuzasadnione biznesowo.

PRINCE2® jest zarejestrowanym znakiem handlowym należącym do firmy AXELOS Limited i używanym za jej zgodą. Wszelkie prawa zastrzeżone.