Podejście PRINCE2® do zmiany
„Przeznaczeniem tematu Zmiana jest identyfikacja, ocena oraz sterowanie wszelkimi potencjalnymi i zatwierdzonymi zmianami obiektu odniesienia.” (PRINCE2, s. 97)
Każdy projekt jest nieodłącznie związany ze zmianami, co wymaga usystematyzowanej identyfikacji, oceny i sterowania zagadnieniami, prowadzącymi do zmian. Nieustanne sterowanie zmianami i zagadnieniami jest konieczne – w przeciwnym wypadku projekt mógłby przestać odpowiadać oczekiwaniom interesariuszy lub nawet wymknąć się spod kontroli.
Filozofia PRINCE2 nie zakłada zapobiegania zmianom, ale dostarcza stosowne procedury, aby zapewnić odpowiedni przebieg zmian i zatwierdzenie ich przez decydenta (Komitet Sterujący lub Obsługę Zmian).
Metodyka, dla określenia nieplanowanych wydarzeń, które wystąpiły w projekcie i wymagają podjęcia decyzji, wprowadza termin „zagadnienie”.
Jakie jest podejście PRINCE2 do zmiany?
Podejście PRINCE2 do zmian jest wspólne dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt, co oznacza że propozycje wprowadzenia zmian mogą pochodzić nie tylko od zespołu zarządzania projektem, ale również wynikać z sygnałów od interesariuszy.
Wszelkie elementy sterowania zagadnieniami, zmianami i zarządzania konfiguracją w projekcie określane są w procesie Inicjowanie Projektu, a później aktualizowane w razie konieczności, pod koniec każdego etapu zarządczego.
Aby ustalić i utrzymać te mechanizmy wykorzystywane są produkty zarządcze takie jak:
- Strategia Zarządzania Konfiguracją,
- Zapisy Obiektu Konfiguracji,
- Zestawienie Statusu Produktów,
- Dziennik Projektu,
- Rejestr Zagadnień,
- Raporty o Zagadnieniach.
Procedury zarządzania konfiguracją mogą być zróżnicowane w zależności od projektu, ale najczęściej obejmują pięć głównych elementów:
- Planowanie,
- Identyfikowanie,
- Sterowanie,
- Zestawienie statusu,
- Weryfikowanie i audyt.
Zgłoszone wnioski o wprowadzenie zmian w projekcie rozpatrywane są na podstawie procedury sterowania zagadnieniami i zmianami. Obejmuje ona pięć kroków:
- Rejestrowanie zagadnień,
- Analizowanie,
- Proponowanie rozwiązań,
- Podejmowanie decyzji
- oraz Wdrażanie.
Metodyka szczegółowo określa również obowiązki wynikające z wprowadzania zmian dla poszczególnych ról w projekcie. Mocno ustrukturyzowane podejście do sterowania zmianami i zagadnieniami w tej metodyce ma zapewnić bezpieczeństwo i pewność realizacji projektu w zgodzie z założeniami i oczekiwaniami osób zaangażowanych oraz prawidłowość jej przebiegu pod nadzorem władz projektu.
Po aktualizacjach PRINCE2 2017 Update podejście do zmiany w metodyce ulegnie pewnym modyfikacjom. O tym, co się zmieni możecie przeczytać w artykule naszego trenera, Marcina Jackowskiego.
Po więcej informacji na temat podejścia do zmiany w metodyce PRINCE2 warto sięgnąć do podręcznika “PRINCE2 – Skuteczne zarządzanie projektami”.
Źrodła:
PRINCE2 – Skuteczne zarządzanie projektami, s. 97 – 104