Egzamin PMP® – dokumentowanie wymagań oraz audyt aplikacji

W poprzednim artykule pisaliśmy o certyfikacji PMP® – na czym polega, jak wygląda, jak się do niej przygotować. Dzisiaj szczegółowo omawiamy proces składania aplikacji umożliwiającej przystąpienie do certyfikacji. Aby przystąpić do egzaminu PMP® wymagane jest udokumentowanie doświadczenia oraz formalnej edukacji z zakresu zarządzania projektami.

Dla kandydatów posiadających dyplom ukończenia studiów na poziomie co najmniej licencjackim lub jego ekwiwalent, wymagane jest udokumentowanie przepracowania w ciągu 8 ostatnich lat od złożenia aplikacji co najmniej 4500 godzin w projektach przez okres co najmniej 36 miesięcy nie pokrywających się. To znaczy,  że jeśli  przykładowo jeden projekt realizowaliśmy od stycznia do czerwca, a drugi od maja do września, możemy do doświadczenia zaliczyć jedynie 9, a nie 11 miesięcy. Wymagane jest również udokumentowanie 36 godzin formalnej edukacji (tzw. contact hours) w zakresie zarządzania projektami.

Dla kandydatów, którzy nie ukończyli studiów wyższych na poziomie co najmniej licencjackim, wymagane jest udokumentowanie 7500 roboczogodzin w projektach przez okres co najmniej 60 miesięcy nie pokrywających się. Analogicznie wymagane jest też udokumentowanie 36 godzin formalnej edukacji w zakresie zarządzania projektami.


Dokumentowanie doświadczenia

Kandydat dokumentuje swoje doświadczenie poprzez wypełnienie aplikacji online pod adresem: https://certification.pmi.org.

W aplikacji kandydat powinien opisać projekty, w których uczestniczył, dla każdego z nich podając:

  • nazwę projektu,
  • okres trwania projektu (od-do, w miesiącach, np. październik 2015 – marzec 2016),
  • swoją rolę w projekcie,
  • organizację, w ramach której projekt był realizowany i jej dane adresowe i kontaktowe,
  • imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (e-mail, telefon) osoby, która może potwierdzić wykazane w projekcie doświadczenie – powinien to być przełożony, np. sponsor projektu,
  • liczbę godzin przepracowanych w podziale na grupy procesów PMBOK® Guide (inicjowanie, planowanie, realizacja, monitorowanie i kontrolowanie, zamykanie),
  • krótki opis (od 300 do 550 znaków), w którym powinniśmy opisać cele projektu, swoją rolę w nim, kluczowe rezultaty i produkty, swoje zadania i prace związane z zarządzaniem projektem.

Wskazówki dotyczące opisywania doświadczeń:

  1. Wykazywane doświadczenie nie musi dotyczyć tylko i wyłącznie pełnienia roli kierownika projektu, jednak powinno oznaczać wypełnianie zadań związanych z przewodzeniem i zarządzaniem projektem (leading and directing) według wskazań dotyczących zadań, wiedzy i umiejętności opisanych w dokumencie Project Management Professional Examination Content Outline. Nie należy więc opisywać pracy realizacyjnej, ale działania zarządcze.
  2. Wskazane jest używanie terminów (nazw dokumentów, procesów itp. zgodnych z nazewnictwem PMBOK® Guide), np.: opracowywanie Karty Projektu, identyfikowanie i analiza jakościowa ryzyk, monitorowanie postępów projektu, raportowanie statusu, przygotowanie raportu zamknięcia projektu itp.
  3. Doświadczenie powinno pokrywać wszystkie grupy procesów: inicjowanie, planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolowanie, zamykanie.
  4. Nie należy dokumentować więcej niż 8 godzin dziennie (odpowiednio – 40 w tygodniu, około 160 w miesiącu).
  5. Dobrze jest przy składaniu aplikacji skontaktować się z osobą, którą wskazujemy jako potwierdzającą nasze doświadczenie w projekcie, aby upewnić się co do zgodności w rozumieniu roli i zadań, jakie pełniliśmy w projekcie. Pomoże to uniknąć późniejszych problemów w przypadku wylosowania do audytu.

Dokumentowanie formalnej edukacji


Aby spełnić wymóg minimum 35 godzin formalnej edukacji należy udokumentować certyfikatem czy zaświadczeniem ukończenia szkolenia, wewnętrznego programu szkoleniowego w swojej firmie, kursu e-learningowego, zajęć z zarządzania projektami w trakcie studiów. Szkolenia nie muszą być prowadzone przez firmę o statusie PMI Registered Education Provider, ale w przypadku audytu takie szkolenia są sprawniej potwierdzane. Na 35 godzin formalnej edukacji może składać się kilka różnych kursów.
Wymóg formalnej edukacji można spełnić biorąc udział w akredytowanym szkoleniu Akademia PMP®. Zobacz program szkolenia na stronie PMP.


Audyt aplikacji


Po złożeniu aplikacji, sprawdzeniu jej kompletności przez PMI® oraz uiszczeniu przez kandydata opłaty za egzamin, PMI® informuje kandydata e-mailem o tym, czy aplikacja została wylosowana do audytu (szacuje się, że około 1 na 6 aplikacji jest poddawana audytowi). PMI® przekazuje kandydatowi szczegółowe informacje na temat zasad i przebiegu audytu.
Kandydat ma 90 dni na przygotowanie i przesłanie do PMI® dokumentacji wymaganej przez audyt.

Dokumentacja ta może obejmować:

  • kopię dyplomu ukończenia studiów wyższych,
  • wypełnione i podpisane przez wskazane w aplikacji osoby (nie ma możliwości zastępstwa!), nadesłane przez PMI® raporty dotyczące doświadczenia (Project Management Experience Audit Report) – dla każdego opisanego w projekcie projektu. Osoba podpisująca raport powinna się również podpisać na kopercie, w miejscu, w którym jest ona zaklejana (UWAGA – szczegóły dotyczące tych zasad będą opisane w nadesłanych przez PMI® wytycznych dotyczących audytu i należy się ich bezwzględnie trzymać),
  • certyfikaty ukończenia wszystkich wskazanych w aplikacji kursów potwierdzających spełnienie wymogu formalnej edukacji (w języku angielskim lub z tłumaczeniem).

Wszystkie zgromadzone dokumenty powinny być wysłane do PMI® w jednej przesyłce.
Audyt powinien trwać 5-7 dni od daty otrzymania przez PMI® dokumentacji. Z chwilą uzyskania potwierdzenia pozytywnego wyniku audytu rozpoczyna się roczny okres, w trakcie którego można odbyć egzamin.

Autor: Szymon Pawłowski

O tym, jak się przygotować do certyfikacji PMP® pisaliśmy w poprzednim wpisie “Jak zdać certyfikat PMPⓇ – czyli, co warto wiedzieć przed przystąpieniem do certyfikacji PMP”.