Czym jest Change Management?

Wciąż zwiększająca się konkurencja, postępująca globalizacja, potrzeba zdobycia branżowego wyróżnika na rynku, a także chęć osiągania większych zysków powodują, że firmy zmuszone są stale dostosowywać się do otoczenia, w którym funkcjonują. Organizacje, które nie potrafią sprawnie wprowadzać i komunikować zmian, przestają mieć znaczenie we współczesnej gospodarce. Ważne jest to, aby proces wprowadzania zmian był świadomy i koordynowany przez kompetentną osobę, która sprawi, że zmiany wdrożone zostaną prawidłowo.

Powszechnie mówi się, że zmiana jest jedyną pewną rzeczą w świecie. Rzeczywiście, gdy spojrzymy wokół, dostrzeżemy jak zmienia się świat i ludzie w naszym otoczeniu. Postęp technologiczny i społeczny sprawia, że zmianie ulegają również potrzeby klientów. Firmy muszą dostosowywać do niego zarówno swoje produkty, jak i cały proces produkcyjny czy dystrybucyjny, a do tego dochodzą jeszcze zmiany prawne, wymuszające wdrażanie nowych rozwiązań. Możemy więc śmiało stwierdzić, że kultura, w której żyjemy wytworzyła popyt na zmiany.

Czym jest zmiana?

Zmianą w organizacji możemy nazwać każdą transformację, zachodzącą w obszarze firmy i oddziałującą na nią. Przyczyny zmian sklasyfikować możemy następująco:

• Zmiany będące naturalną konsekwencją rozwoju przedsiębiorstwa, np. wzrost liczby pracowników, zakup nowych urządzeń, zmiana lokalizacji, zmiana systemów komunikacji, zmiana formy prawnej prowadzenia działalności itd.;
• Zmiany w otoczeniu organizacji, np. wzrost konkurencji, zmiana sposobu zarządzania, spadek kwalifikacji kadry pracowniczej, zmiana przepisów prawa pracy, klęski żywiołowe, emigracja i imigracja zarobkowa, itd.;
• Błędy w sposobie funkcjonowania przedsiębiorstwa, np. zatrudnianie niekompetentnych pracowników, generowanie zbyt wysokich kosztów, przerywanie projektów w trakcie ich trwania, duża rotacja pracowników, zaburzona komunikacja w organizacji, itd.

Skuteczne rozpoznanie przyczyn, skutkujących chęcią wprowadzenia zmiany, to pierwszy krok, który należy wykonać przed rozpoczęciem procesu wdrażania modyfikacji. Wydaje się to oczywiste, jednak praktyka pokazuje, że często jest inaczej. Organizacje często nie przeprowadzają dokładnej analizy sytuacji wyjściowej i zwykle pobieżnie diagnozują przyczyny problemu. Przykładowo, wyobraźmy sobie problem przerywania projektów w trakcie ich trwania. Sprawia to, że firma zamiast zyskać np. nowy produkt, traci zarówno czas jak i budżet, który przeznaczyła na dany projekt. Po wstępnej diagnozie zmienia się metodykę zarządzania projektami, podczas gdy okazuje się, że przyczyną jest nieefektywna komunikacja między członkami zespołów oraz brak odpowiednich kompetencji Kierownika Projektu. Na tym przykładzie widać, jak ważne jest przeprowadzenie dogłębnej analizy problemu i potencjalnych jego przyczyn. Warto tutaj ustalić cel również zmiany, a także plan i harmonogram działań, koniecznych do realizacji kolejnego etapu – wprowadzenia zmiany.

Po wstępnej diagnozie należy zadbać o motywację ludzi do wprowadzenia zmian oraz  odpowiednio to zakomunikować. Niepokój i opór, który rodzi się wśród pracowników, należy umiejętnie przekształcić w akceptację i poczucie konieczności zmiany. Tutaj bardzo ważne jest zapewnienie wsparcia pracownikom w odnalezieniu się w nowej rzeczywistości i radzeniu sobie z oporem i niechęcią wobec zmian. Jeśli chcemy, aby wprowadzana zmiana była skuteczna i trwała, należy uwzględnić kulturę organizacyjną, specyfikę działalności przedsiębiorstwa, a także motywację i zaangażowanie pracowników – bez których wprowadzenie zmiany się nie uda.

Po wprowadzeniu zmian następuje etap trzeci, czyli stabilizacja przekształceń, podtrzymanie zmiany w organizacji, tzw. zamrożenie. Jest to oddziaływanie na pracowników, kulturę organizacji i systemy motywacyjne, zapobiegające powróceniu do poprzedniego sposobu działania. Bez właściwie przeprowadzonego podtrzymania (utrzymania) zmiany w organizacji, prawdopodobnie wprowadzona zmiana się nie przyjmie i „przeszczep zostanie odrzucony” – ludzie wrócą do swojego poprzedniego sposobu działania. Efektem właściwego utrzymania powinno być traktowanie wprowadzonej zmiany jako stan naturalny.

Szkolenie Change Management odpowiedzią na popyt zmian

Proces wprowadzania zmiany jest niemałym wyzwaniem, jednak jeśli powierzymy go pracownikom posiadającym odpowiednie kwalifikacje, zmiana zostanie wdrożona z sukcesem. Change Manager powinien posiadać wiedzę nie tylko o etapach transformacji, ale także o tym jak motywować pracowników, zarządzać interesariuszami oraz pokonywać opór i niechęć wobec zmian. Uczestnicy szkoleń Change Management uczą się patrzeć na zmianę z kilku punktów widzenia – przede wszystkim z perspektywy reakcji ludzi i dotychczasowego funkcjonowania organizacji. Wiedza, umiejętności i narzędzia zdobyte na kursie pomogą im w efektywniejszym wpływaniu na obszary, w których zmiana zachodzi.

Sprawdź opis szkolenia Change Management Foundation.