Czym jest biuro w MSP®?
Biuro programu to funkcja zapewniająca skuteczny przepływ informacji w strukturze organizacyjnej programu. Stanowi centrum koordynacji komunikacji, monitoringu i kontroli postępów, zarządzania dokumentacją i innych czynności administracyjnych, które wspierają zarządzanie programem.
Biuro programu i projektów pełnią ważne role, mogą funkcjonować w połączonej formie lub niezależnie – jako biuro programu i biuro projektów. Nie muszą być zlokalizowane fizycznie w jednym miejscu. Czasem organizacje potrzebują kilku biur w kilku różnych lokalizacjach lub decydują się na wirtualne biura.
Jak działa biuro programu?
Działania biura programu pełnią rolę „sumienia” i wsparcia dla właściciela i rady programu. Wsparcie biura może obejmować czynności z zakresu administrowania, dostarczania wiedzy eksperckiej, a także działania specjalistyczne, jak obsługa narzędzi zarządzania projektem lub programem.
Biuro programu podejmuje aktywności w zakresie wsparcia administracyjnego i działań w ramach programu oraz kontroli i nadzoru postępów prac, zgodności ze standardami, finansów itp. Biuro programu podlega Kierownikowi Programu i do niego składa raporty.
Struktury biur
Biura programu nie muszą stanowić jednej integralnej jednostki funkcjonalnej. Mogą funkcjonować w formie:
- pojedynczej jednostki funkcjonalnej,
- korporacyjnego biura portfela,
- oddzielnych jednostek funkcjonalnych dla projektów i dla programu,
- oddzielnych jednostek funkcjonalnych dla regionów geograficznych,
- oddzielnych jednostkach funkcjonalnych dostosowanych do struktury organizacji.
Role i odpowiedzialności biura programu
Podstawowym obowiązkiem biura programu jest spełnianie roli centrum informacyjnego dla programu. W zakres tego wchodzą takie odpowiedzialności, jak:
- śledzenie i raportowanie (pomiarów i postępów na tle planów),
- księgowość i finanse,
- zarządzanie informacjami,
- monitorowanie zagadnień i ryzyk,
- analiza interfejsów i kluczowych zależności między projektami,
- utrzymywanie listy interesariuszy,
- kontrola zmian,
- kontrola jakości.
Dodatkowo biuro może dostarczać wiedzę ekspercką, na przykład poprzez zapewnienie usług konsultacyjnych czy przeprowadzenie badań kondycji i doradzanie rozwiązań.
Kompleksowej wiedzy na temat funkcjonowania Biur Programów dostarcza szkolenie z zarządzania programami MSP®. Zobacz program i najbliższe terminy kursu na stronie – MSP® Foundation.