Czym jest badanie kondycji w MSP®?

Narzędziem jakości pozwalającym na otrzymanie aktualnego obrazu stanu programu jest badanie kondycji. Jego celem jest obiektywna ocena jak program sobie radzi w odniesieniu jego założeń, procesów i standardów. Badanie kondycji programu powinno być dostosowywane do potrzeb konkretnej organizacji i konkretnego programu.

Jak przebiega proces badania kondycji?

Przygotowanie

Proces rozpoczyna się od przygotowania zlecenia badania kondycji. Na etapie przygotowawczym musi zostać określony zakres badań i odniesienia do standardów audytów i przeglądów. Podobnie jak mandat projektu, zlecenie ma określić jednoznaczne wytyczne dla osób przeprowadzających badanie.

Podczas przygotowania powinny zostać określone role i odpowiedzialności, a także powołanie członków zespołu badania kondycji i przydział ról. Osoby zaangażowane w badanie (zarówno zespół, jak i interesariusze) powinny zostać poinstruowane o przebiegu badania. Zrozumienie przebiegu oraz metody przedstawienia wyników powinny zostać formalnie potwierdzone. Ważne jest tutaj także uzgodnienie i dostarczenie zespołowi potrzebnej dokumentacji do badania.

Wymaganie informacyjne

Zanim zespół przystąpi do badania kondycji, powinien ustalić pewne wymagania informacyjne dotyczące między innymi potrzebnych rejestrów i zapisów historii zmian, odzyskiwania zapisów na potrzeby badań szczegółowych, sposobów udowodnienia autentyczności zapisów programu, dokumentacji ram i procesów zarządzania programem.

Przeprowadzenie badanie kondycji

Podczas przeprowadzania badania kondycji wykonywany jest przegląd zespołu programu i przeprowadzenie rozmów z kluczowymi członkami programu. Następnie kluczowe obszary są identyfikowane i badane. W oparciu o ramowy przegląd kondycji przeprowadzany jest przegląd.

Analizowanie wyników przeglądu

W analizie wyników przeglądów przygotowywany jest zarys raportu, zawierającego ogólną ocenę kondycji, obszary budzące obawy, zalecane działania i plan działań. Raport jest przedstawiany w celu pozyskania informacji zwrotnej i uzgodnienia dalszych działań, które następnie włączane są do raportu końcowego.

Uzgodnienie planu działań korygujących

Przy uzgadnianiu planów działań korygujących potrzebne jest potwierdzenie z zespołem rekomendowanych działań i przygotowanie ich harmonogramu. Harmonogram ten włączany jest do raportu końcowego.

Działania następcze

Do działań następczych procesu badania kondycji należy między innymi monitorowanie prowadzenia uzgodnionych działań, ocena skuteczności tych działań oraz formalne zakończenie badania bądź zarekomendowanie kolejnych przeglądów.

Ramy badania kondycji

Obszary objęte badaniem kondycji powinny dotyczyć zarówno tematów ładu, jak i przebiegu transformacji.

Dowiedz się, jak przeprowadzić skuteczne badania kondycji programu na akredytowanym szkoleniu MSP® Foundation. Zobacz program szkolenia na stronie: MSP® Foundation.