6 elementów dobrego Raportu Nazdzwyczajnego

Raport Nadzwyczajny w PRINCE2 – co powinien zawierać i jak go napisać?

Jednym z produktów projektu PRINCE2 jest Raport Nadzwyczajny. Sporządzany jest w sytuacji, kiedy przewidujemy możliwe wykroczenie poza granice tolerancji Planu Etapu lub Planu Projektu. Za stworzenie takiego raportu odpowiedzialny jest Kierownik Projektu. Ma on na celu poinformowanie Komitetu Sterującego o sytuacji, a także zaproponowanie rozwiązania i rekomendacji dla dalszych działań.

Co powinno znaleźć się w Raporcie Nadzwyczajnym?

Dobrze skonstruowany Raport Nadzwyczajny powinien zawierać 6 elementów:

•   opis sytuacji nadzwyczajnej – czyli ogólny zarys sytuacji, która jest przedmiotem raportu,
•   przyczynę wystąpienia – opis czynników, które spowodowały odchylenie od aktualnego stanu,
•   skutki odchylenia – przewidywane następstwa dla projektu, organizacji lub programu, jeśli nie podejmiemy żadnych działań w związku z odchyleniem,  
•   możliwe reakcje – propozycje postępowania z odchyleniem i wpływ każdej z zaproponowanych opcji na Uzasadnienie Biznesowe, tolerancje i ryzyka,
•   rekomendacje – zaproponowanie jednej z przedstawionych opcji, z uzasadnieniem wyboru,
•   doświadczenia – w formie wykazu doświadczeń związanych z sytuacją nadzwyczajną dla obecnego lub przyszłych projektów.

Raport nadzwyczajny może przybierać różne formy. Może być na przykład to zgłoszenie zagadnienia na protokołowanym przeglądzie postępów projektu, dokument lub wiadomość e-mail przekazana na wyższy szczebel zarządzania lub wpis do wykorzystywanego narzędzia zarządzania projektami.

Niektóre zagadnienia wymagają jednak szybkiej reakcji. W takim przypadku zaleca się najpierw ustne przekazanie raportu, a następnie opracowanie go w uzgodnionej formie.

Jak napisać dobry raport?

Aby sporządzić dobry Raport Nadzwyczajny należy pamiętać o kilku kwestiach. Przyczyny odchylenia nie można „rzucić ot tak”. Wskazywane przez nas przyczyny powinny być poddane wnikliwej analizie, a ich wpływy wyczerpująco opisane i precyzyjnie ocenione.

Nie wystarczy też wskazanie „jednej słusznej” reakcji na sytuację. Raport powinien rozważyć wszystkie dostępne możliwości postępowania i przeanalizować ryzyka i konsekwencje wyboru jednej z opcji. Dopiero wtedy należy wskazać rekomendowaną reakcję – oczywiście z rzetelnym uzasadnieniem, dlaczego ta ma być najlepsza dla projektu.

Dopilnować też należy, aby Raport Nadzwyczajny został przekazany terminowo. Z doskonale dopracowanego raportu nie będzie żadnego pożytku, jeśli zostanie dostarczony za późno. Często w sytuacjach nadzwyczajnych liczy się przede wszystkim czas.

Więcej o tym jak przygotować raporty w metodyce PRINCE2 dowiesz się na akredytowanym szkoleniu PRINCE2 Foundation.

Aktualizacja PRINCE2 2017

Przypominamy, że w ubiegłym roku metodyka PRINCE2 została zaktualizowana. O zmianach w metodyce PRINCE2 w wersji z 2017 roku pisaliśmy w artykule Opis różnic metodyk PRINCE2 – wersje 2009 i 2017.