Sposób na efektywną komunikację w zwinnych projektach

Sprawna komunikacja jest kluczowym czynnikiem powodzenia projektu, szczególnie tego zarządzanego w sposób zwinny. DSDM współpraca i dobra komunikacja została podkreślona w pryncypium „Komunikuj się ciągle i jasno”. Brak lub nieprawidłowa komunikacja często okazuję się być głównym powodem wielu projektów.

Aby zadbać o prawidłową komunikację w projekcie należy przede wszystkim uwzględnić przy kompletowaniu zespołu nie tylko ich kompetencje techniczne i specjalistyczne, ale i umiejętności miękkie. Komunikacja w projekcie powinna być również odpowiednio zaplanowana i przygotowana, jasno przedstawiona wszystkim uczestnikom projektu w formie polityki komunikacyjnej. Taka polityka komunikacji w projekcie powinna określać możliwe sposoby komunikacji i sposób ich doboru w zależności od wagi i celu komunikatu.

Istnieją różne warianty komunikacji w projektach, różnią się one od siebie nie tylko strukturą czy przebiegiem, ale też efektywnością. Ich dobór często uzależniony jest od możliwości technologicznych (dostęp do sprzętu) czy przestrzennych (członkowie rozproszeni w różnych miejscach, miastach).

Face to face

Najbardziej efektywnym wariantem komunikacji jest komunikacja „twarzą w twarz”, niezależnie od wielkości grupy. Pozwala na angażowanie wszystkich zmysłów w proces komunikacji – oprócz komunikatu słownego, dochodzi ton głosu i język ciała. Taka komunikacja umożliwia zrozumienie motywów podejmowanych decyzji oraz natychmiastowe wyjaśnianie ewentualnych nieporozumień. Może przyjmować formę spotkania lub warsztatu.

Konferencje

Kolejnym dość efektywnym sposobem komunikacji są konferencje i jej wszelkie odmiany (telekonferencja, wideokonferencja). Jest szczególnie efektywna w sytuacji kiedy członkowie zespołu nie mają możliwości fizycznej obecności. Ograniczeniami może być słaba jakość połączenia, brak synchronizacji głosu i obrazu oraz brak mimiki i gestykulacji (telekonferencja) lub jej znaczne ograniczenie (np. wideokonferencja z ujęciem jedynie twarzy rozmówcy).

Czat

Wszelkie narzędzia do czatu są efektywnym kanałem dla szybkiej wymiany krótkich informacji. Oprócz szybkości tego rodzaju komunikacji, jej zaletą jest też możliwość zapisu korespondencji i późniejszego powrotu do niej w razie potrzeby.  Taka komunikacja wyklucza jednak przekaz niewerbalny.

E-mail

Jest to kanał komunikacyjny zazwyczaj traktowany jako domyślny dla organizacji. E-mail to dobre narzędzie dla potwierdzania wcześniejszych ustaleń oraz do nadawania komunikatu do szerszego grona odbiorców. Ten rodzaj komunikacji wyklucza elementy takie jak ton głosu czy mowa ciała.

Przestrzenie wspólnej pracy

Przestrzenie wspólnej pracy stanowią kluczowy element komunikacji nieformalnej w zespole. Pozwalają na komunikację wykorzystującą słowa, obrazy i modele. Przykładem takiej formy może być komunikacja poprzez Dropbox, Google Docs, czy strony internetowe projektu.

Dokumenty

Mają szczególne znaczenie w przypadku formalnych informacji i artefaktów projektu, którymi należy zarządzać (np. dziennik ryzyk). Nie jest to efektywny sposób komunikacji w przypadku zmiennych lub niejasnych informacji. Efektywność komunikacji dokumentowej można zwiększyć uzupełniając je obrazami, modelami lub diagramami, o ile ma to swoje uzasadnienie.

Zadbanie o efektywną komunikację w projekcie pomoże uniknąć powszechnych błędów, takich jak brak spójnego języka, ignorowanie informacji, poleganie tylko na pisemnej komunikacji czy brak identyfikacji lub odpowiedniego informowania interesariuszy.

Wspólnego języka i narzędzi do komunikacji projektowej dostarcza kurs AgilePM®. Zobacz poziomy szkoleń na stronie AgilePM®.

Otrzymuj informacje o zniżkach i nowościach w Inprogress

Zapisz się do naszego newslettera

Klikając "Zapisz się", udzielasz zgody na przetwarzanie przez INPROGRESS Sp. z o.o., INPROGRESS Szkolenia Sp. z o.o. oraz INPROGRESS Trainings Sp. z o.o., INPROGRESS Skills Sp. z o.o. swojego adresu e-mail w celu przesyłania newslettera.

Pokaż pełną treść klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych