Czym jest biuro w MSP®?

Biuro programu to funkcja zapewniająca skuteczny przepływ informacji w strukturze organizacyjnej programu. Stanowi centrum koordynacji komunikacji, monitoringu i kontroli postępów, zarządzania dokumentacją i innych czynności administracyjnych, które wspierają zarządzanie programem.

Biuro programu i projektów pełnią ważne role, mogą funkcjonować w połączonej formie lub niezależnie – jako biuro programu i biuro projektów. Nie muszą być zlokalizowane fizycznie w jednym miejscu. Czasem organizacje potrzebują kilku biur w kilku różnych lokalizacjach lub decydują się na wirtualne biura.

Jak działa biuro programu?

Działania biura programu pełnią rolę „sumienia” i wsparcia dla właściciela i rady programu. Wsparcie biura może obejmować czynności z zakresu administrowania, dostarczania wiedzy eksperckiej, a także działania specjalistyczne, jak obsługa narzędzi zarządzania projektem lub programem.

Biuro programu podejmuje aktywności w zakresie wsparcia administracyjnego i działań w ramach programu oraz kontroli i nadzoru postępów prac, zgodności ze standardami, finansów itp. Biuro programu podlega Kierownikowi Programu i do niego składa raporty.

Struktury biur

Biura programu nie muszą stanowić jednej integralnej jednostki funkcjonalnej. Mogą funkcjonować w formie:

  •         pojedynczej jednostki funkcjonalnej,
  •         korporacyjnego biura portfela,
  •         oddzielnych jednostek funkcjonalnych dla projektów i dla programu,
  •         oddzielnych jednostek funkcjonalnych dla regionów geograficznych,
  •         oddzielnych jednostkach funkcjonalnych dostosowanych do struktury organizacji.

Role i odpowiedzialności biura programu

Podstawowym obowiązkiem biura programu jest spełnianie roli centrum informacyjnego dla programu. W zakres tego wchodzą takie odpowiedzialności, jak:

  •         śledzenie i raportowanie (pomiarów i postępów na tle planów),
  •         księgowość i finanse,
  •         zarządzanie informacjami,
  •         monitorowanie zagadnień i ryzyk,
  •         analiza interfejsów i kluczowych zależności między projektami,
  •         utrzymywanie listy interesariuszy,
  •         kontrola zmian,
  •         kontrola jakości.

Dodatkowo biuro może dostarczać wiedzę ekspercką, na przykład poprzez zapewnienie usług konsultacyjnych czy przeprowadzenie badań kondycji i doradzanie rozwiązań.

Kompleksowej wiedzy na temat funkcjonowania Biur Programów dostarcza szkolenie z zarządzania programami MSP®. Zobacz program i najbliższe terminy kursu na stronie – MSP® Foundation.

Otrzymuj informacje o zniżkach i nowościach w Inprogress

Zapisz się do naszego newslettera

Klikając "Zapisz się", udzielasz zgody na przetwarzanie przez INPROGRESS Sp. z o.o., INPROGRESS Szkolenia Sp. z o.o. oraz INPROGRESS Trainings Sp. z o.o., INPROGRESS Skills Sp. z o.o. swojego adresu e-mail w celu przesyłania newslettera.

Pokaż pełną treść klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych