6 elementów dobrego Raportu Nazdzwyczajnego
Raport Nadzwyczajny w PRINCE2 – co powinien zawierać i jak go napisać?
Jednym z produktów projektu PRINCE2 jest Raport Nadzwyczajny. Sporządzany jest w sytuacji, kiedy przewidujemy możliwe wykroczenie poza granice tolerancji Planu Etapu lub Planu Projektu. Za stworzenie takiego raportu odpowiedzialny jest Kierownik Projektu. Ma on na celu poinformowanie Komitetu Sterującego o sytuacji, a także zaproponowanie rozwiązania i rekomendacji dla dalszych działań.
Co powinno znaleźć się w Raporcie Nadzwyczajnym?
Dobrze skonstruowany Raport Nadzwyczajny powinien zawierać 6 elementów:
- opis sytuacji nadzwyczajnej – czyli ogólny zarys sytuacji, która jest przedmiotem raportu,
- przyczynę wystąpienia – opis czynników, które spowodowały odchylenie od aktualnego stanu,
- skutki odchylenia – przewidywane następstwa dla projektu, organizacji lub programu, jeśli nie podejmiemy żadnych działań w związku z odchyleniem,
- możliwe reakcje – propozycje postępowania z odchyleniem i wpływ każdej z zaproponowanych opcji na Uzasadnienie Biznesowe, tolerancje i ryzyka,
- rekomendacje – zaproponowanie jednej z przedstawionych opcji, z uzasadnieniem wyboru,
- doświadczenia – w formie wykazu doświadczeń związanych z sytuacją nadzwyczajną dla obecnego lub przyszłych projektów.
Raport nadzwyczajny może przybierać różne formy. Może być na przykład to zgłoszenie zagadnienia na protokołowanym przeglądzie postępów projektu, dokument lub wiadomość e-mail przekazana na wyższy szczebel zarządzania lub wpis do wykorzystywanego narzędzia zarządzania projektami.
Niektóre zagadnienia wymagają jednak szybkiej reakcji. W takim przypadku zaleca się najpierw ustne przekazanie raportu, a następnie opracowanie go w uzgodnionej formie.
Jak napisać dobry raport?
Aby sporządzić dobry Raport Nadzwyczajny należy pamiętać o kilku kwestiach. Przyczyny odchylenia nie można „rzucić ot tak”. Wskazywane przez nas przyczyny powinny być poddane wnikliwej analizie, a ich wpływy wyczerpująco opisane i precyzyjnie ocenione.
Nie wystarczy też wskazanie „jednej słusznej” reakcji na sytuację. Raport powinien rozważyć wszystkie dostępne możliwości postępowania i przeanalizować ryzyka i konsekwencje wyboru jednej z opcji. Dopiero wtedy należy wskazać rekomendowaną reakcję – oczywiście z rzetelnym uzasadnieniem, dlaczego ta ma być najlepsza dla projektu.
Dopilnować też należy, aby Raport Nadzwyczajny został przekazany terminowo. Z doskonale dopracowanego raportu nie będzie żadnego pożytku, jeśli zostanie dostarczony za późno. Często w sytuacjach nadzwyczajnych liczy się przede wszystkim czas.
Więcej o tym jak przygotować raporty w metodyce PRINCE2 dowiesz się na akredytowanym szkoleniu PRINCE2 Foundation.
Aktualizacja PRINCE2 2017
Przypominamy, że w ubiegłym roku metodyka PRINCE2 została zaktualizowana. O zmianach w metodyce PRINCE2 w wersji z 2017 roku pisaliśmy w artykule Opis różnic metodyk PRINCE2 – wersje 2009 i 2017.