Czy zawsze musimy być zwinni?

Agile jest sexy.  Agile jest modny. Tak bardzo chcemy być zwinni w dzisiejszym świecie VUCA- zmiennym, niepewnym, złożonym i niejednoznacznym. Agile wydaje się receptą na wszystkie problemy rzeczywistości. Ale czy naprawdę to jedyne rozwiązanie, dobre w każdej sytuacji? Może czasem przydaje się chłodna, uporządkowana rama PRINCE2®? Kiedy warto wybrać PRINCE2®, a kiedy AgilePM® lub Scrum?

Pojedynek zwinności z tradycją

Fundamentalna różnica między Agile (i jego ramą projektową DSDM lub lżejszym podejściem Scrum) a tradycyjnymi metodykami zawiera się w pytaniu: czy na początku wiemy dokładnie, co chcemy dostarczyć, czy też mamy ogólną wizję produktu, którą będziemy stopniowo doprecyzowywać tak, aby przyniosła określoną biznesową wartość?

W PRINCE2® cechy są stałe. Oznacza to, że sukcesem projektu jest dostarczenie tego, czego chce klient.  Definiujemy jego potrzeby w Opisie Produktu Końcowego, zawierającym oczekiwania jakościowe (np. szybki, czerwony samochód), przełożone na kryteria akceptacji (z jaką prędkością ma jechać samochód? Jak zdefiniujemy czerwony kolor?). Wiemy więc od początku, co chcemy dostarczyć, a wszystkie zmiany w projekcie są kontrolowane. Czas i koszt zawierają tolerancje – jeśli projekt napotyka problemy, odpowiednie poziomy projektu są uprawnione do podjęcia decyzji w przypadku ich przekroczenia.

W Agile PM sukcesem projektu jest dostarczenie tego, co przynosi największa biznesową wartość – w określonych ramach czasowych i w ustalonym koszcie. Na początku mamy ogólną wizję produktu (Enough Design Up Front).  Wymaganiom nadajemy priorytety:

Wymagania ciągle analizujemy i wyciągamy wnioski. Testujemy na bieżąco, ulepszamy, a zmiana jest motorem, który pozwala na dostarczenie tych cech, które przyniosą największą biznesową wartość. Klient wie, co chce osiągnąć, w znaczeniu wizji biznesowej, ale ciągle doprecyzowujemy w jaki sposób najlepiej tę wizję osiągnąć.

Produkujemy film reklamowy- tradycyjne, czy zwinnie?

Jak zwykle, „to zależy”. Od czego? Jeśli chcemy zrealizować film reklamowy według określonego scenariusza, na planie zdjęciowym, na pomoc przychodzi uporządkowana rama PRINCE2®. Gdy wspólnie dochodzimy do rezultatu, tworząc animację komputerową na potrzeby Internetu i chcemy na bieżąco śledzić reakcje odbiorców, wtedy warto sięgnąć do zasad Agile.

Wyobraźmy sobie, że mamy wyprodukować spot do telewizji, reklamujący produkt spożywczy. Scenariusz opowiada o rodzinie, wspólnie jedzącej w domu posiłek. Będziemy realizować film na planie zdjęciowym.  Na początku musimy szczegółowo określić co ma zostać nakręcone. Do jakiej grupy odbiorców kierujemy film? Kim jest nasza rodzina?  To determinuje charakter wnętrza, rekwizyty, kostiumy. Wszystko to jest szczegółowo omawiane podczas spotkania przedprodukcyjnego (Preproduction Meeting) i przedstawione w formie rozrysowanego lub nawet animowanego scenariusza, zwanego storyboardem. Podsumowanie spotkania przedprodukcyjnego wraz ze storyboardem to odpowiednik Opisu Produktu Końcowego. To właśnie zostanie nakręcone na planie zdjęciowym, a ustalenia ze spotkania przedprodukcyjnego będą podstawą do ostatecznej akceptacji filmu. Oczywiście będą możliwe zmiany w montażu, aby dostosować film do potrzeb klienta, ale zmiany będą w ramach tego, co zostało na początku ustalone. Nie spodziewamy się, że oglądając gotowy film, klient postanowi zmienić rekwizyty czy kostiumy aktorów, bo to zostało wcześniej zaakceptowane i zapisane.

Inaczej wyglądałaby praca nad filmem, który jest animacją komputerową, przeznaczoną do emisji w Internecie. Klient ma ogólną wizję reklamy, lecz szczegóły wyłonią się wraz z powstawaniem animacji. Chcemy też szybko dostać informację zwrotną z rynku – czy ludzie chcą naszą reklamę oglądać? Jak na nią reagują? Czy rośnie sprzedaż? Czy możemy odnotować wzrost wejść na stronę? Przedmiotem początkowych ustaleń byłby scenariusz, odzwierciedlający wymagania typu MUST HAVE- np. jak długo i w jaki sposób ma się pojawiać produkt, główny przekaz, kolorystyka, etc., a także wymagania SHOULD i COULD HAVE. W miarę powstawania animacji klient na bieżąco sugeruje zmiany, aby końcowy efekt przełożył się na sprzedaż produktu. Jak najszybciej testujemy tez film wśród odbiorców, a informacja zwrotna jest wykorzystywana do wprowadzania niezbędnych ulepszeń, pozwalających na zwiększenie sprzedaży produktu.

Nie dajmy się omamić!

Oba podejścia, zarówno tradycyjne jak i zwinne, sprawdzają się w określonych sytuacjach. Nie ma lepszego i gorszego podejścia. Jeśli na początku jesteśmy w stanie sprecyzować potrzeby klienta i mamy dostarczyć to, czego klient chce- wtedy lepiej się sprawdza PRINCE2®.  Jeśli na bieżąco budujemy rozwiązanie, odpowiadając na potrzeby klienta i rynku- wtedy warto sięgnąć po zwinne style pracy.

Jednak ważne jest odpowiednie dostosowanie obu ram do naszego projektu. I uwaga, najważniejsze- żaden z tych sposobów pracy nie może oznaczać chaosu. Zarówno tradycyjne, jak i zwinne metody wymagają odpowiedniego planowania, określenia ról i obowiązków i śledzenia postępów. Stosujemy je po to, aby uporządkować prace i uniknąć ciągłego „gaszenia pożarów”. Nie dajmy się omamić pozorną lekkością Agile, i zbytnim formalizmem PRINCE2® – odpowiednio dobrane i właściwie stosowane, obie metody są skuteczne.

Agata Jakóbczak