PRINCE2 2017® Update

Od kiedy AXELOS ogłosił, że metodyka PRINCE2® będzie uaktualniana, w środowisku kierowników projektów pojawiły się liczne głosy, że to już najwyższy czas. Tak, obecna wersja pochodzi z roku 2009! Ale co się zmienia? Czy PRINCE2 nadal pozostanie PRINCE’em? Czy to już czas na trzecią wersję?

Na wstępie powiedzmy otwarcie: to jest uaktualnienie, ewolucja, a nie nowa metodyka i rewolucja. Podejście do zarządzania projektami oparte jest nadal na czterech zintegrowanych elementach:

  • te same siedem pryncypiów dobitniej podkreślone, że są podstawą metodyki i są silnie powiązane z tematami,
  • siedem tematów z drobnymi zmianami (co do istoty funkcjonowania są to te same tematy),
  • siedem procesów z niewielkimi korektami oraz rozbudowaniem procesu inicjowania o dodatkowe działanie związane z dostosowaniem metodyki do środowiska,
  • to samo środowisko projektu uwzględniające potrzeby organizacji i zmiany w otoczeniu biznesowym.

Co się zmieni po aktualizacjach PRINCE2 2017 ?

Poza mniejszymi czy większymi detalami zmienia się przede wszystkim podejście. Mniejszy nacisk kładziony jest na procesy, a zdecydowanie większy na pryncypia, tematy i dostosowanie. Dostosowanie to słowo klucz: do podejść zwinnych, do programu, do perspektywy dostawcy, do sytuacji i wymagań organizacji. Uaktualniony PRINCE2 jest zatem bardziej praktycznym podejściem do zarządzania przedsięwzięciami.

Główne zmiany:

  1. Nowy podręcznik dostarcza dużo więcej niż tylko wiedzę. W rozdziałach pojawiają się nowe części „porady i wskazówki”, „zastosowanie”, „techniki” oraz „typowe sytuacje projektowe”.
  2. Uporządkowanie problematyki zarządzania zmianami i konfiguracją w temacie zmiana.
  3. Przeniesienie podziału na etapy z tematu postępy do tematu plany.
  4. Dostosowanie terminologii do innych standardów głównie zarządzanie ryzykiem M_o_R, programami MSP, portfelami MoP i podejść zwinnych Agile. Uporządkowanie glosariusza.
  5. Rozbudowanie rozdziałów o procesach o część poświęconą dostosowaniu.
  6. Proces inicjowanie projektu zyskuje dodatkowe działanie związane z dostosowaniem.
  7. Zmiana nazw kilku produktów zarządczych np. „Communication Management Strategy” na „Communication management approach” i inne mniej ważne zmiany.

Premiera nowego podręcznika „Managing Successful Projects with PRINCE2” v2017 jest zapowiadana na 18 maja 2017, tłumaczenie podręcznika na język polski dopiero na połowę 2018 roku.

Szczegółowy opis zmian w metodyce PRINCE2 wersja 2017

  1. Podręcznik dostarcza dużo więcej niż tylko wiedzę. W rozdziałach pojawiają się nowe części „porady i wskazówki”, „zastosowanie”, „techniki” oraz „typowe sytuacje projektowe”.

Nacisk jest położony na praktyczne zastosowanie, używanie metodyki PRINCE2 do kierowania projektami w organizacjach. Krocząc z duchem pryncypiów – „dostosowanie do projektu” pojawia się szereg informacji rozwijających, pokazujących jak wykorzystać PRINCE2 do skutecznego zarządzania projektami.

„Porady i wskazówki” to krótkie informacje (porady) pozwalające dostrzec elastyczność i uniwersalizm w metodyce. Przykładowo: W projekcie obligatoryjnym (dostosowanie do regulacji prawnych) uzasadnienie biznesowe bazuje nie na korzyściach („zyskach”) z wdrożenia zmiany, lecz na uniknięciu konsekwencji związanych z niedostosowaniem się do wymagań prawnych.

„Zastosowanie” zwraca uwagę na szerszy kontekst danego tematu w całym środowisku projektowym, np. w części poświęconej uzasadnieniu biznesowemu zaakcentowana jest nie tylko na opłacalność prowadzenia projektu (dostarczanie produktów), lecz również na faza eksploatacji i czerpania korzyści po zakończeniu projektu (użytkowanie produktów).

„Techniki”, jako materiał uzupełniający, pojawiają się w formie omówienia wybranych technik zarządzania związanych z poruszanym tematem. Na przykład: w temacie plany dowiemy się więcej o ścieżce krytycznej, ustalaniu priorytetów dla zadań czy szacowaniu, a w temacie ryzyko – poznamy głębiej techniki związane z oceną i planowaniem reakcji na ryzyko.

„Typowe sytuacje projektowe” to podpowiedzi jak praktycy zarządzania używają PRINCE2 w typowych sytuacjach projektowych: w perspektywie dostawcy w sytuacji, gdy organizacja zdobywa zlecenie i poprzez projekt ma je zrealizować; w przypadku, gdy projekt jest częścią programu i program decyduje i „załatwia” większość problemów w projekcie; w sytuacji użycia podejść zwinnych „agile” do zarządzania.

Poza poradami pojawiają się przykłady z różnych środowisk projektowych. Oba te elementy nie wchodzą w zakres egzaminów.

  1. Uporządkowanie problematyki zarządzania zmianami i konfiguracją w temacie zmiana.

Temat zmian skupia się na podejściu do zarządzania zmianami w projekcie. Zmianom, tak jak w poprzedniej wersji, podlegają obiekty bazowe. Znika procedura zarządzania konfiguracją, nie ma rekomendowanej zawartości dla zapisów obiektów konfiguracji i raportu zestawienie statusu produktów. W tym obszarze metodyka zostawia wiele swobody Kierownikowi Projektu, by określił, jakie podejście do zarządzania chce przyjąć. To kolejny krok w zmniejszeniu biurokracji i podążaniu za wsparciem, jakie dają systemy IT dla zarządzania konfiguracją.  

  1.  Przeniesienie podziału na etapy z tematu postępy do tematu plany.

Temat plany zyskuje nową część poświęconą podziałowi projektu na etapy zarządcze, określenie od czego zależy ich liczba i długość. Są to informacje przeniesione z rozdziału postępy. Co prawda ocena projektu i decyzje podejmowane na końcu etapu są mechanizmem sterowania, niemniej jednak podział na etapy związany jest z opracowywaniem planu projektu. Dzięki tej zmianie podręcznik staje się przejrzystszy i bardziej intuicyjny w użyciu.

Przy okazji „porządków” zostaje usunięty termin etapy techniczne. Planowanie pozostaje planowaniem produktowym, a podział projektu na etapy, zgodnie z pryncypium etapowości, jest podziałem na etapy zarządcze.

  1.  Dostosowanie terminologii do innych standardów głównie zarządzanie ryzykiem M_o_R, programami MSP, portfelami MoP i podejść zwinnych Agile. Uporządkowanie glosariusza.

Ponad pięćdziesiąt haseł w glosariuszu zostało zmienionych, dodanych albo usuniętych. Zmiany w terminologii związane są z dostosowaniem do innych metodyk i zwróceniem w stronę podejść Agile. Przykładowo dodano nową terminologię związaną z Agile: Backlog, burn chart, scrun, Scrum master, timebox, user story. Dostosowanie do najnowszej wersji zarządzania ryzykiem M_o_R również spowodowało pojawianie się nowych terminów (np. risk exposure) albo usunięcie tych nieużywanych (np. reject – odrzucenie reakcja na ryzyko). Poznając nową wersję PRINCE2 warto poświęcić kilka chwil na dokładną lekturę glosariusza.

  1. Rozbudowanie rozdziałów o procesach o część poświęconą dostosowaniu.

Praktyczne wskazówki i dostosowanie, jako motyw przewodni wersji PRINCE2 2017, przyczyniają się do rozwinięcia w rozdziałach o procesach poniższych obszarów:

  • dostosowanie produktów zarządczych opracowywanych w danym rozdziale;
  • dostosowanie ról i ich obowiązków;
  • typowe sytuacje, czyli jak proces ma się w małym (prostym) projekcie, w podejściu agile, w projekcie z perspektywy dostawcy czy w projekcie będącym częścią programu.

  1.  Proces inicjowanie projektu zyskuje dodatkowe działanie związane z dostosowaniem. 

Autorzy uaktualnienia słusznie zauważyli, że skoro inicjowanie jest fundamentem pomyślnej realizacji projektu to należy ten fundament wykonać prawidłowo. W kontekście projektów realizowanych w różnych środowiskach, skali i okolicznościach, dostosowane budowanie fundamentu wydaje się być naturalne. Na wstępie inicjowania pojawiają się pierwsze działania „agree the tailoring requirements”, co można wyjaśnić jako uzgadnianie wymagań (zakresu) dla dostosowywania. Co i w jakim stopniu możemy dostosować oraz co mamy zastosować zgodnie z ładem organizacji/programu, którego nasz projekt jest częścią. Działanie to determinuje przebieg dalszej części inicjowania. Kolejne działania procesu zaczynają się od przeglądu uzgodnionego dostosowania i wpływów na dany obszar: ryzyka, zmian, komunikacji etc.

  1. Zmiana nazw kilku produktów zarządczych np. „Communication Management Strategy” na „Communication management approach” i inne mniej ważne zmiany.

Zmiana nazw dla strategii zarzadzania z Risk, Quality, Configuration, Communication Management Strategy na odpowiednio risk, quality, configuration, communication management approach. Tylko nazwy ról opisanych w dodatku C (Komitet Sterujący, Przewodniczący, Główny Użytkownik, Główny Dostawca, Nadzór Projektu, Obsługa Zmian, Kierownik Projektu, Wsparcie Projektu, Kierownik Zespołu) są pisane wielkimi literami. Pozostałe terminy, takie jak procesy, tematy, pryncypia, produkty (dokumenty) zarządcze  pisane są małymi literami. Produkty zarządcze: zapisy obiektu konfiguracji, dziennik projektu, raport doświadczeń, zestawienie statusu produktów nie mają rekomendowanej zawartości. Dla pozostałych produktów zarządczych rekomendacje znajdziemy w Dodatku A.

Podsumowanie

Uaktualnienie metodyki, po raz kolejny pokazuje, że proponowane zmiany mają wymiar praktyczny i stanowią podsumowanie wielu doświadczeń użytkowników PRINCE2. Kierownicy projektów i praktycy zarządzania wiele z tych zmian wprowadzali na własną rękę w ramach dostosowywania do zarządzania w różnych sytuacjach. Działania takie są zdroworozsądkowe i wynikają z dobrej praktyki zarządzania. PRINCE2 bogatsze o sumę tych doświadczeń daje szansę na potwierdzenie, że praktycy działają zgodnie z duchem PRINCE2 a mniej doświadczonym kierownikom ułatwi to podejmowanie trafnych decyzji.

Marcin Jackowski, trener Inprogress

O planowanych zmianach w egzaminach pisaliśmy w poprzednim artykule. Kliknij tutaj, aby przeczytać, co się zmieni w certyfikacji PRINCE2…