Blog aktualności ze świata szkoleń
17.07.2017

Poznaj 5 zasad zarządzania zmianą!

Poznaj 5 zasad zarządzania zmianą!

Każdego dnia na świecie wprowadza się miliony zmian. Zmieniają się struktury, wprowadza się nowe produkty, modyfikuje się sposób zarządzania… W biznesie wszystko jest zmienne. Każda zmiana pociąga za sobą określone konsekwencje, stąd warto wiedzieć jakich zasad należy przestrzegać przy jej wdrażaniu. Poniżej przedstawiamy 5 wskazówek, jak zaangażować pracowników do wspólnego wdrażania nowości w firmie. Zaangażowanie jest konieczne, aby zmiana przyniosła oczekiwane rezultaty.

1. Zmiana to ludzie – pamiętaj o nich!

Każda zmiana wymaga zaangażowania ze strony pracowników. To im przydziela się nowe obowiązki, to oni muszą dostosowywać się do nowego sposobu funkcjonowania przedsiębiorstwa, nabywać nowe kompetencje. Wszystko to powoduje, że pracownicy często są przeciwni wdrażaniu zmian i stawiają opór. Stąd zawsze należy pamiętać, aby zmiany odpowiednio planować i wdrażać stopniowo, poczynając od najwyższego szczebla, którego dotyczy. Wszelkiego rodzaju zmiany w przedsiębiorstwie powinny rozpoczynać się od stworzenia wizji zmiany, rozpatrzenia jej wpływu na strategię czy zakres działalności, a dopiero w dalszej kolejności zmianie ulec powinna struktura organizacyjna oraz sam sposób działalności firmy. Na każdym etapie istotne jest, aby każdy pracownik miał świadomość tego, po co zmiany są wprowadzane, a także widział w nich realne korzyści. Osoba odpowiedzialna za wprowadzanie zmiany powinna traktować każdego pracownika indywidualnie, tak, aby jak najbardziej ułatwić mu adaptację do nowej sytuacji. Zanim rozpoczniemy wprowadzanie zmiany, warto przemyśleć sposób w jaki będziemy motywować pracowników, żeby ich opór i brak zaangażowania zamienić w akceptację.

2. Najpierw zarząd, potem pracownicy

Wyobraźmy sobie, że zmiana to projekt, któremu przewodniczyć musi kierownik, przeprowadzający zespół (wszystkich swoich pracowników) przez proces wprowadzania zmiany. Deklaracje lidera zmiany oraz kierownictwa powinny być spójne, gdyż w innym wypadku proces wprowadzania zmiany nie będzie wiarygodny. Jednym z najczęstszych błędów, podczas wdrażania zmian jest rozpoczynanie ich od pracowników niższego szczebla, bez angażowania zarządu. Pracownikom zmienia się zakres obowiązków, każe rozwijać kwalifikacje podczas, gdy kierownictwo nie wykazuje zainteresowania, ani zaangażowania. Pracownicy traktują lidera zmiany oraz zarząd jako wzór postępowania. Dlatego, aby zmiana była korzystna należy zadbać o odpowiednią postawę kierownictwa do zmiany.

We wdrażaniu nowości powinny uczestniczyć osoby ze wszystkich szczebli oragnizacji – zarówno zarząd jaki i pracownicy. Obie strony muszą ze sobą efektywnie współpracować, dlatego już na etapie planowania  warto wziąć pod uwagę sposób komunikowania zmian i podejście do zmiany kierownictwa oraz pracowników.

Lider zmiany kreuje wizję zmiany, inspiruje oraz motywuje innych do jej realizacji, a także pełni rolę łącznika pomiędzy pracownikami a zarządem. Każda firma, która chce skutecznie wdrażać zmiany powinna w swoich strukturach posiadać osobę o odpowiednich do tego kompetencjach. Niezbędnej wiedzy i umiejętności z zakresu wdrażania zmiany w organizacji dostarcza szkolenie Change Management.

3. Stwórz plan zmiany i wdrażaj go stopniowo

Mówi się, że wyznaczając cel powinno się dążyć do jego realizacji krok po kroku. Zmiana w organizacji jest szeregiem czynności, które mają przynieść określone efekty i spełnić określone cele w określonym czasie. Proces ten jak każdy inny podzielić możemy na mniejsze etapy, które realizować będziemy w określonej kolejności i czasie. Takie podejście usprawni przebieg procesu oraz zapobiegnie sytuacji w której zmiany wprowadza się chaotycznie i pod wpływem emocji. Pierwszym krokiem, który powinien zrobić lider zmiany jest zakomunikowanie i prezentacja planu zmiany. Pracownicy muszą na tym etapie poznać przyczyny wprowadzania nowości tak, aby mogli dostrzec sens jej wprowadzania. Kolejno lider powinien przedstawić korzyści wynikające ze zmiany, z uwzględnieniem korzyści dla każdego pracownika oraz powinien zmotywować ludzi do zaangażowania w ten proces. Trzecim krokiem jest udostępnienie pracownikom planu działań, który pokaże pracownikom, jakie kamienie milowe stoją na drodze realizacji celu.

4. Przewiduj nieprzewidywalne?

Każda zmiana wiąże się z pewnym ryzykiem i pojawiającymi niespodziankami. Warto pamiętać, że istnieją ryzyka, które można (a nawet trzeba!) przewidzieć i zaplanować odpowiednią strategię zarządzania nimi.

Oczywiście mogą zaistnieć zdarzenia, których nie da się przewidzieć wcześniej. Nawet najbardziej doświadczony manager nie jest w stanie przewidzieć wszystkiego. Trzeba być jednak przygotowanym na wystąpienie takich sytuacji, aby móc szybko zareagować i jak najbardziej ograniczyć skutki nieprzewidywalnego zdarzenia.

Pomocnym elementem zarządzania zmianą w radzeniu sobie z takimi sytuacjami może być stosowanie metod analizy wpływu zmiany na organizację, np. analiza luk z wykorzystaniem narzędzia 7S McKinseya. Polega ona na opisie aktualnego stanu organizacji, pożądanego stanu po wprowadzeniu zmiany oraz zastanowieniu się, co musi się wydarzyć, aby do takiej zmiany doszło.

Elementy wchodzące w skład modelu 7S to: strategia, systemy, struktura, styl zarządzania, umiejętności (skills), wspólne wartości (shared values), pracownicy (staff).

Innym pomocnym narzędziem może być przeprowadzenie analizy wpływu zakończonej metodami walidacji. Takimi metodami walidacji może być przykładowo przeprowadzenie warsztatu, podczas którego uczestnicy wyobrażają sobie przejście przez zmianę w wariancie optymistycznym, neutralnym i pesymistycznym lub wprowadzenie grupy pilotażowej.

Im większa i bardziej krytyczna jest zmiana, tym dokładniejsze metody przewidywania “nieprzewidywalnego” powinniśmy stosować. Trzeba mieć na uwadze fakt, że te dokładniejsze metody pochłaniają bardzo duże pokłady czasu. Przy bardzo ograniczonym czasie lepiej więc sięgnąć po te nie tak dokładne, ale mniej czasochłonne metody.

5. (d)Oceń kulturę organizacyjną

Kultura organizacyjna to sposób w jaki ludzie funkcją w firmie. Obejmuje ona zarówno sposób ubioru i obowiązujący “dress code” (formalny czy nieformalny, garnitur czy t-shirt), to co ludzie robią w czasie pracy (czy często robią przerwę? piją kawę czy yarbamate?), ich poczucie, co “wolno” a czego “nie wolno” (tolerancja na niestosowne żarty czy wulgaryzmy, sposób komunikacji na “Ty”), jak i fundamentalne reguły funkcjonowania organizacji (naczelne zasady takie jak “Klient przede wszystkim”, “Wszyscy jesteśmy wartościowi”, itp.).

W kulturze organizacyjnej zakorzenione są pewne rytuały (formalne i nieformalne), o których warto pamiętać przy wprowadzaniu zmiany, np. codzienne powitanie zespołu przez szefa, stand-up meeting czy przerwa na papierosa o 13:40.

Znajomość kultury pozwala ocenić, które elementy zmiany mogą spotkać się z większym oporem (te, które są niezgodne z kulturą), a które będą wspierane przez kulturę organizacyjną. Poza tym wiedza o przyjętych nieformalnych rytuałach pozwala na łatwiejsze dotarcie do ludzi, którzy biorą w nich udział (np. dołączyć do osób palących o 13:40 albo wywieszenie plakatu informacyjnego w miejscu, w którym spotykają się osoby palące papierosy). Może się okazać, że takie nieformalne działania pozwolą zaobserwować nastawienie personelu do zmiany, wysłuchać opinii czy rozwiać pojawiające się obawy. Uważna obserwacja dominującego lifestyle’u w firmie daje możliwości podejmowania specyficznych, niestandardowych działań zachęcających ludzi do zmiany.

Powyższe wskazówki, sprawią, że zmiany staną się procesem lżejszym, a ich wprowadzenie nie będzie chaotyczne tylko odpowiednio przemyślane i zaplanowane. Każdy Change Manager powinien dbać o to, aby firma systematycznie wdrażała udoskonalenia, które przyczynią się do jej lepszego funkcjonowania. Więcej o tym, jak skutecznie wdrażać zmianę organizacyjną dowiesz się na szkoleniu Change Management.

Aby zapoznać się z opisem szkolenia Change Management, kliknij tutaj…