Blog aktualności ze świata szkoleń
29.08.2017

Egzamin PMP® – dokumentowanie wymagań oraz audyt aplikacji

Egzamin PMP® – dokumentowanie wymagań oraz audyt aplikacji

Egzamin PMP® – dokumentowanie wymagań oraz audyt aplikacji


W poprzednim artykule pisaliśmy o certyfikacji PMP – na czym polega, jak wygląda, jak się do niej przygotować. Dzisiaj szczegółowo omawiamy proces składania aplikacji umożliwiającej przystąpienie do certyfikacji. Aby przystąpić do egzaminu PMP wymagane jest udokumentowanie doświadczenia oraz formalnej edukacji z zakresu zarządzania projektami.

Dla kandydatów posiadających dyplom ukończenia studiów na poziomie co najmniej licencjackim lub jego ekwiwalent, wymagane jest udokumentowanie przepracowania w ciągu 8 ostatnich lat od złożenia aplikacji co najmniej 4500 godzin w projektach przez okres co najmniej 36 miesięcy nie pokrywających się. To znaczy,  że jeśli  przykładowo jeden projekt realizowaliśmy od stycznia do czerwca, a drugi od maja do września, możemy do doświadczenia zaliczyć jedynie 9, a nie 11 miesięcy. Wymagane jest również udokumentowanie 36 godzin formalnej edukacji (tzw. contact hours) w zakresie zarządzania projektami.

Dla kandydatów, którzy nie ukończyli studiów wyższych na poziomie co najmniej licencjackim, wymagane jest udokumentowanie 7500 roboczogodzin w projektach przez okres co najmniej 60 miesięcy nie pokrywających się. Analogicznie wymagane jest też udokumentowanie 36 godzin formalnej edukacji w zakresie zarządzania projektami.


Dokumentowanie doświadczenia

Kandydat dokumentuje swoje doświadczenie poprzez wypełnienie aplikacji online pod adresem:
https://certification.pmi.org.

W aplikacji kandydat powinien opisać projekty, w których uczestniczył, dla każdego z nich podając:

  • nazwę projektu,
  • okres trwania projektu (od-do, w miesiącach, np. październik 2015 – marzec 2016),
  • swoją rolę w projekcie,
  • organizację, w ramach której projekt był realizowany i jej dane adresowe i kontaktowe,
  • imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (e-mail, telefon) osoby, która może potwierdzić wykazane w projekcie doświadczenie – powinien to być przełożony, np. sponsor projektu,
  • liczbę godzin przepracowanych w podziale na grupy procesów PMBOK® Guide (inicjowanie, planowanie, realizacja, monitorowanie i kontrolowanie, zamykanie),
  • krótki opis (od 300 do 550 znaków), w którym powinniśmy opisać cele projektu, swoją rolę w nim, kluczowe rezultaty i produkty, swoje zadania i prace związane z zarządzaniem projektem.

Wskazówki dotyczące opisywania doświadczeń:

  1. Wykazywane doświadczenie nie musi dotyczyć tylko i wyłącznie pełnienia roli kierownika projektu, jednak powinno oznaczać wypełnianie zadań związanych z przewodzeniem i zarządzaniem projektem (leading and directing) według wskazań dotyczących zadań, wiedzy i umiejętności opisanych w dokumencie Project Management Professional Examination Content Outline. Nie należy więc opisywać pracy realizacyjnej, ale działania zarządcze.
  2. Wskazane jest używanie terminów (nazw dokumentów, procesów itp. zgodnych z nazewnictwem PMBOK® Guide), np.: opracowywanie Karty Projektu, identyfikowanie i analiza jakościowa ryzyk, monitorowanie postępów projektu, raportowanie statusu, przygotowanie raportu zamknięcia projektu itp.
  3. Doświadczenie powinno pokrywać wszystkie grupy procesów: inicjowanie, planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolowanie, zamykanie.
  4. Nie należy dokumentować więcej niż 8 godzin dziennie (odpowiednio – 40 w tygodniu, około 160 w miesiącu).
  5. Dobrze jest przy składaniu aplikacji skontaktować się z osobą, którą wskazujemy jako potwierdzającą nasze doświadczenie w projekcie, aby upewnić się co do zgodności w rozumieniu roli i zadań, jakie pełniliśmy w projekcie. Pomoże to uniknąć późniejszych problemów w przypadku wylosowania do audytu.

Dokumentowanie formalnej edukacji


Aby spełnić wymóg minimum 35 godzin formalnej edukacji należy udokumentować certyfikatem czy zaświadczeniem ukończenia szkolenia, wewnętrznego programu szkoleniowego w swojej firmie, kursu e-learningowego, zajęć z zarządzania projektami w trakcie studiów. Szkolenia nie muszą być prowadzone przez firmę o statusie PMI Registered Education Provider, ale w przypadku audytu takie szkolenia są sprawniej potwierdzane. Na 35 godzin formalnej edukacji może składać się kilka różnych kursów.
Wymóg formalnej edukacji można spełnić biorąc udział w akredytowanym szkoleniu Akademia PMP®. Zobacz program szkolenia na stronie Akademia PMP.


Audyt aplikacji


Po złożeniu aplikacji, sprawdzeniu jej kompletności przez PMI oraz uiszczeniu przez kandydata opłaty za egzamin, PMI informuje kandydata e-mailem o tym, czy aplikacja została wylosowana do audytu (szacuje się, że około 1 na 6 aplikacji jest poddawana audytowi). PMI przekazuje kandydatowi szczegółowe informacje na temat zasad i przebiegu audytu.
Kandydat ma 90 dni na przygotowanie i przesłanie do PMI dokumentacji wymaganej przez audyt.

Dokumentacja ta może obejmować:

  • kopię dyplomu ukończenia studiów wyższych,
  • wypełnione i podpisane przez wskazane w aplikacji osoby (nie ma możliwości zastępstwa!), nadesłane przez PMI raporty dotyczące doświadczenia (Project Management Experience Audit Report) – dla każdego opisanego w projekcie projektu. Osoba podpisująca raport powinna się również podpisać na kopercie, w miejscu, w którym jest ona zaklejana (UWAGA – szczegóły dotyczące tych zasad będą opisane w nadesłanych przez PMI wytycznych dotyczących audytu i należy się ich bezwzględnie trzymać),
  • certyfikaty ukończenia wszystkich wskazanych w aplikacji kursów potwierdzających spełnienie wymogu formalnej edukacji (w języku angielskim lub z tłumaczeniem).

Wszystkie zgromadzone dokumenty powinny być wysłane do PMI w jednej przesyłce.
Audyt powinien trwać 5-7 dni od daty otrzymania przez PMI dokumentacji. Z chwilą uzyskania potwierdzenia pozytywnego wyniku audytu rozpoczyna się roczny okres, w trakcie którego można odbyć egzamin.

Autor: Szymon Pawłowski

O tym, jak się przygotować do certyfikacji PMP pisaliśmy w poprzednim wpisie “Jak zdać certyfikat PMP – czyli, co warto wiedzieć przed przystąpieniem do certyfikacji PMP”